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Wie man Vision, Strategie und Planung mit der Objectives and Key Results (OKR)-Methode umsetzt

Es ist an der Zeit, mit der Planung für die Zukunft zu beginnen, aber wo fangen wir überhaupt an? Die OKR-Methode ist ein moderner und agiler Rahmen, der Ihnen helfen kann, Ihr Unternehmen oder Team in die gewünschte Richtung zu führen. Es ist ein einfach zu handhabender Prozess mit klaren Richtlinien für den Einstieg. Und obwohl es nicht kompliziert ist, erfordert es doch etwas Zeit und Sorgfalt - lassen Sie uns also die Grundlagen dieser Methode erläutern!
Inhalt

Wer hat die OKRs eigentlich entwickelt?

Der Begriff der Objectives and Key Results wurde durch John Doerr* geprägt und verbreitet. Es basiert allerdings auf der praktisch angewandten Methode der MBO (Management by Objectives) die Andy Groves* bei Intel einsetzte, wo John Doerr diese kennenlernte.

Die MBOs als Vorläufer der OKRs basieren dabei auf den Gedanken von Prof. Peter Drucker*, der mit seinem Buch „The Practice of Management*“ die Grundlage für die Veränderungen hin zu den OKR schaffte. Der größte Nachteil der MBOs war die häufige Reduktion der Ziele, die mit der Zeit zu einfachen KPIs, ohne Bedeutungen für die Mitarbeiter wurden.

Die eigentliche „Superkraft“ der OKRs wurden durch die Kombination der Objectives als Motivation und Begründung, warum sie die Arbeit taten, mit der Kombination der Key Results als Fokuspunkte für die Arbeit der nächsten Periode. Somit wurden große Aufgaben nicht nur in kleine ambitionierte Scheibchen unterteilt, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter und Teams dauerhaft aufrechterhalten und so Spitzenleistungen ermöglicht.

Heute ist der OKR Prozess hauptsächlich durch den unglaublichen Erfolg in aller Munde, den Google durch den Einsatz dieser Methode in den letzten Jahrzehnten erreichen konnte.

Warum sollten Sie die OKR-Methode auch in Ihrem Unternehmen nutzen?

Die OKR-Methode basiert auf einer einfachen Prämisse. Ein Mensch, der wirklich motiviert ist, wird sich um etwas bemühen, das er oder sie für wichtig hält, auch wenn niemand zuschaut.

Deshalb sollten Sie Mitarbeiter, die wirklich etwas bewegen wollen, nicht zurückhalten, sondern Ihnen einen Rahmen bieten, mit dem ihre persönlichen Ziele optimal mit denen des Unternehmens synchronisiert werden und somit das volle Potenzial ausgeschöpft wird.

Das OKR Framework ermöglicht es Ihnen, mit Hilfe der Nutzung eines Top-Down und gleichzeitig Bottom-Up-Prozesses alle Ebenen im Unternehmen nach einer Vision auszurichten und dabei jedem das Gefühl zu geben, dass er oder sie ein wichtiger und bedeutender Bestandteil des Unternehmens ist.

Zielstellung der Nutzung von OKRs
Zielstellung der Nutzung von OKRs

Mit Hilfe des englischen Akronyms FACTS können die wichtigsten 5 Gründe für den Einsatz der OKR-Methode zusammengefasst werden:

  • Focus
  • Alignment
  • Commitment
  • Transparency
  • Stretching Goals
FACTS - Vorteile durch die Nutzung von OKRs
FACTS - Vorteile durch die Nutzung von OKRs

Fokus (Focus)

Fokussierte Menschen liefern fokussierte Ergebnisse. Wenn Sie hochkonzentriert sind, können Sie auf einem sehr hohen Niveau arbeiten, ohne sich von unwichtigen oder irrelevanten Details ablenken zu lassen.

Ausrichtung (Alignment)

Mit der OKR-Methode richten Sie ihre Teams, Abteilungen und alle weiteren Beteiligten aufeinander aus. Das schafft ein enormes Maß an „Kooperations- und Unterstützungsbereitschaft“ wodurch ihre Schlagkraft als Unternehmen gemeinsam sehr ansteigt.

Verbindlichkeit (Commitment)

Wenn Sie die richtigen Personen an Bord haben und sich alle über das Vorhaben im Klaren sind, folgt das Engagement. Sie brauchen ein Top-Down-Engagement des CEO und ein Bottom-Up-Engagement und horizontales Engagement aller Mitarbeiter und hierfür bietet die OKR-Methode ein optimalen Rahmen.

Transparenz (Transparency)

Wissen Sie, woran ihre Kollegen aus der anderen Abteilung arbeiten? Falls nein, kommt häufig Frust auf, falls mal eine Anfrage oder Thema von Ihnen nicht innerhalb kürzester Zeit erledigt wird. Kennen Sie aber die Priorisierung ihrer Kollegen und warum sie auch mal Anfragen ablehnen und ihre OKRs verfolgen, steigt die gegenseitige Akzeptanz und das Miteinander verbessert sich.

Herausfordernde Ziele (streching Goals)

Durch ambitionierte Pläne muss häufig ein Umdenken, bei den gewählten Wegen und Strategien eingeschlagen werden. Häufig führt dieses Umdenken dazu, dass weit mehr erreichbar ist als das vorher Angenommene. Allein durch das Verschieben der bisherigen Grenzen trägt somit die OKR -Methode zu einer Steigerung des Outputs Ihres Unternehmens bei.

Wie Sie diese Vorteile auch in Ihrem Unternehmen erreichen, beschreiben wir in den folgenden Absätzen, die nicht nur die OKR Methode beschreiben, sondern Ihnen auch einen Leitfaden für die Etablierung in Ihrem Unternehmen an die Hand geben sollen.

Wie genau ist das OKR Framework aufgebaut?

Beim OKR Framework wird zuerst die Unternehmensvision als Objectiv ausgearbeitet und für die Erreichung die wichtigsten Key Results abgeleitet, welche erfüllt werden müssen, um das Objectiv zu erfüllen. Aus den Key Results auf Unternehmensebene werden die Objectives der Abteilungen abgeleitet und diese wieder auf die wichtigsten Key Results heruntergebrochen. Anschließend wird dieser Prozess so lange wiederholt, bis Sie bei jedem einzelnen Mitarbeiter angelangt sind.

Tipp: Definieren Sie die Objectives und Key Results immer mit dem Team oder den Führungskräften zusammen, deren Arbeit durch die OKRs beeinflusst werden. Versuchen Sie nur die Hälfte der Key Results vorzuschreiben und jeder Abteilung, Arbeitsgruppe oder Mitarbeiter eigene definieren zu lassen, um die Akzeptanz zu erhöhen.

OKR - Verknüpfung über mehrere Ebenen
OKR - Verknüpfung über mehrere Ebenen

Aber bevor wir in die Tiefen der Arbeit mit der OKR-Methode einsteigen, sollten wir uns zuerst damit beschäftigen, was genau OKR eigentlich ist.

Definition der OKR

Die Objectives and Key Results Methode ist eine der effektivsten Zielsetzungsmethoden und eine ganzheitliche Philosophie zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres Unternehmens.

Dabei ist die OKR-Methode ein Zielmanagementsystem, ein Strategieumsetzungstool, eine Managementmethode und ein zielorientiertes und modernes Mitarbeiterführungstool in einem.

Ein OKR setzt sich dabei aus den folgenden zwei Begrifflichkeiten zusammen – Objectivs und Key Results, die im folgenden Abschnitt kurz erläutert werden.

OKR-Framework mit Aufgaben
OKR-Framework mit Aufgaben

Was genau ist eigentlich ein Objective?

Ein Objective ist dabei der qualitative Teil Ihrer Zielsetzung und dreht sich rund um das:

Was es zu erreichen gilt. Also das eigentliche Ziel ihres Unternehmens bzw. des Mitarbeiters.

Kriterien für gute Objectives:

Als Checkliste für die Erstellung von Objectives hilft das englische Akronym von OBJECT.

  • O – Objective (Objektiv)
  • B – Bracing (Stärkend/anstrengend)
  • J – Judicious (Vernünftig)
  • E – Exact (Genau)
  • C – Clearly understandable (klar verständlich)
  • T – Tangible (greifbar)

Was ist ein Key Result?

Die Key Results hingegen bilden die quantitave Seite der Medaillie ab, indem sie sich mit den Schlüsselergebnissen beschäftigt, um den Weg zu beschreiben – Wie das Ziel erreicht werden soll.

Jedem Objective werden mehrere Key Results zugeordnet und dieses wird wiederum mit einzelnen Aktionen oder Aufgaben erreicht. Somit werden große Ziele mit Hilfe der Salamietaktik in kleine bewältigbare Teilschritte zerlegt. Sie sollten dabei dem Objective nicht mehr als 5 Key Results zuordnen.

  • R – Reachable (Erreichbar)
  • E – Exponent (Repräsentativ)
  • S – Significant (Bedeutend)
  • U – Understandable (Nachvollziehbar)
  • L – Limited to Numbers (Basierend auf Zahlen)
  • T – Trackable (Erfassbar)

Beispiele für OKRs unseres Blogs

Objective:

Key Results:

  • 2000 Websitebesucher pro Monat
  • 20 Leads pro Monat
  • 2 qualitativ hochwertige Artikel pro Woche erstellen und veröffentlichen
  • 5 Posts pro Woche auf unterschiedlichen Social-Media Plattformen
  • Entwicklung eines Goodies zum Download pro Monat

Tasks für die Artikelerstellung:

  • Durchführung einer Keywordrecherche
  • Erstellung eines Briefings mit Surferseo
  • Lesen mindestens eines Fachbuches zum Thema
  • Lesen der 5 besten Artikel zum Thema nach der Googlesuche zum Hauptkeyword
  • Erstellen einer Gliederung
  • Schreiben von mindestens 400 Wörtern pro Tag an Wochentagen
  • Textüberarbeitung bis ein Surferseo-Score von mindestens 90 erreicht wurde

Wie man am effektivsten OKRs erstellt und im Unternehmen das erste Mal etabliert

Schritt 1: Unternehmensleitbild und Vision formulieren

Ihre Unternehmensvision sollte die Basis jeder Zielsetzungsmethode oder Strategie sein, damit auch am Ende wirklich alle an einem Strang ziehen und den Sinn für Ihr Unternehmen kennen. Mit der Formulierung eines Unternehmensleitbildes geben Sie nicht nur ihrem Führungsteam sondern allen Mitarbeitern eine Orientierung und Sicherheit beim Treffen von täglichen Entscheidungen.

Hinweis für Gründer: Gerade für Startups ist ein Leitbild und der Purpose besonders wichtig, da dies der Welt sagt, was Sie zu erzielen versuchen und ermöglicht es, Ihre Fortschritte auf dem Weg dorthin zu messen. Hieran können externe Stakeholder wie Investoren oder Business Angel die Entwicklung Ihres Unternehmens erkennen und ihre Investitionsentscheidungen treffen.

Im Normalfall wird vom Führungsteam oder bei kleinen Unternehmen die Geschäftsführung aus einem Brainstorming, die wichtigsten Punkte für ihre langfristigen Ziele (3-10 Jahre) sowie grundlegende Punkte ihres Leitbildes gesammelt und anschließend nach ihrer Wichtigkeit geordnet. Gerade im Ordnungsprozess sollten alle Meinungen und Bedenken der Arbeitsgruppe gehört und besprochen werden.

Sind sich alle über die langfristige Ausrichtung und Festlegung der Firmenwerte einig, können die mittelfristigen Ziele formuliert werden, hierfür eignen sich in den meisten Unternehmen Jahresziele.

Aus der so erstellten Vision können dann die Missionen der einzelnen Teams und Abteilungen abgeleitet werden.

Schritt 2: Objectives festlegen

Im nächsten Schritt sollen die Teams selbst ihre eigenen Objectives festlegen und damit das Warum für die nächsten 3 Monate festlegen. Dieser Bottom-Up Weg hilft den Teams sich selbst zu verpflichten und damit intrinsisch motiviert zu sein. Dieser Schritt ist äußerst wichtig, um die Leistungsstärke und Selbstbestimmtheit der Teams quer über alle Unternehmensbereiche hinweg beizubehalten.

Schritt 3: Key Results festlegen

Im nächsten Schritt legt jede Gruppe die wichtigsten messbaren Key Results (Schlüsselergebnisse) fest, die notwendig sind, um das Objective zu erzielen. Versucht dabei nicht mehr als 5 verschiedene Key Results festzulegen, um den Fokus nicht zu verlieren. Hierbei sollten maximal die Hälfte der Key Results von der Führungsebene festgelegt werden und der größte Teil vom Arbeitsteam selbst.

Schritt 4: Objectives und Key Results für die nächste Ebene festlegen

Nachdem Sie nun erfolgreich die erste Ebene der OKRs aufgestellt haben, sollten Sie den nächsten Teams in ihrer Hierachieebene die Möglichkeit eröffnen, auf Basis der Key Results der höheren Ebene die nächsten Objectives abzuleiten und die notwendigen Key Results für deren Erreichung aufzustellen.

Je tiefer Sie in der Hierachieebene absteigen, desto wichtiger wird es mit den neu formulierten Objectives einen Grund für die tägliche Arbeit zu schaffen und einen Sinn in die Arbeit von Sachbearbeitern zu integrieren.

Schritt 4 wird solange wiederholt bis jede Hierachieebene von der Geschäftsführung oder Vorstand bis zur letzten Sachbearbeiterin oder zum Produktionsmitarbeiter eigene Objectives und Key Results erhalten hat.

Tipp: Falls Sie versuchen, von anderen Ebenen als der der Führung OKRs zu etablieren, holen Sie zu erst diese Ebene auf Ihre Seite.

Schritt 5: OKR´s für alle im Unternehmen offenlegen

Im letzten Schritt der Einführung der OKRs ist es wichtig, dass Sie ein System oder eine unternehmensinterne Plattform schaffen, in der alle OKRs der Abteilungen über Teams bis zum einzelnen Mitarbeiter einsehbar sind und mit den jeweiligen Key Results der oberen, unteren und gleichrangigen Ebene verknüpft werden können. Somit erzeugen Sie ein Netz an Verknüpfungen zwischen Ihren Mitarbeitern und erhöhen die Transparenz erheblich.

Dies ist umso wichtiger, je größer Ihre Organisation ist. Nur die Akzeptanz der Aufgaben der Einzelnen und der Bedeutung für das gemeinsame Unternehmens-Objective kann dabei helfen, alle in die selbe Richtung laufen zu lassen.

Exkurs: Am besten lässt sich dieses Bild vielleicht noch mathematisch beschreiben. Durch die Addition von einzelnen Raumvektoren, die vorher in unterschiedliche Richtungen zeigen, heben sich einige Anstrengungen gegenseitig auf. Erst dadurch, dass alle in die selbe Richtung ausgerichtet werden, kann das Maximum durch die Addition geschaffen werden.

Vektorenausrichtung durch OKRs
Vektorenausrichtung durch OKRs

Die Vier Phasen der Nutzung von Objectives and Key Results

Nachdem Sie nun erfahren haben, wie die Sie OKRs einführen können, ist es nun wichtig, diese in einen funktionierenden OKR-Prozess zu überführen, damit die Magie der Methode zum tragen kommen kann.

Ablauf des OKR Zykluses
Ablauf des OKR Zykluses

OKR Planning

Zu Beginn des neuen Quartals wird mit der Festlegung der OKRs auf höchster Hierachieebene begonnen. Direkt danach schließt sich die nächste Ebene an, dies wird in der ersten Woche des neuen Quartals in einzelnen Workshops von 4-8h pro Ebene durchgeführt, bis auch der letzte Mitarbeiter seine OKRs für das Quartal abgeleitet hat.

Falls Ihr Team so groß ist, dass Sie mehrere Termine benötigen, um die OKRs für alle festzulegen, ist es notwendig noch einmal in eine Feedbackphase nach der Veröffentlichung der OKRs überzugehen.

TIPPs für den Plannungsprozess:

3-4 Objectives pro Hierachieebene

3-5 Key Results max pro Objective

Schreibe die OKR für deine Teammitglieder auf, um sicherzustellen, dass ihr eure OKRs gegenseitig versteht.

Weekly OKR

Im OKR Zyklus wird innerhalb jedes Teams ein kurzes Meeting abgehalten, bei dem die Mitglieder sich über den aktuellen Stand austauschen und aufgetretene oder bereits ersichtliche Probleme diskutieren.

Dieses kurze Weekly Meeting, mit 15-30 Minuten Zeitaufwand, ist wichtig, um die Mitarbeiter synchron zu halten und potentielle Hindernisse möglichst schnell zu beseitigen.

OKR Retroperspektive

Der letzte Prozessschritt wird für die Reflektion des OKR Prozess in Ihrem Unternehmen verwendet. Hier ergründen Sie, was genau beim Umgang mit der OKR Methode gut und auch ggf. schlecht gelaufen ist und überlegen Sie sich wie Sie die Methode noch besser für Ihr Unternehmen anpassen können.

Gerade auch die Analyse über einzelne Teamgrenzen hinaus führt häufiger zu Erkenntnissen, wie sich die Teams noch besser untereinander unterstützen können.

Nachdem Sie methodische Anpassungen diskutiert und beschloßen haben, startet der Prozess gleich wieder mit dem OKR Planning und der drei Monate Zyklus startet erneut.

OKR Review

Am Ende jedes Quartals werden die OKR für diesen Zeitraum vom ganzen Unternehmen bis hin zu den Mitarbeitern überprüft.

Wichtig dabei ist, dass eine Zielerreichung erfolgt ist, wenn 70% überschritten werden und unterhalb von 30% als nicht erreicht zählt.

Tipp: Sollten Sie regelmäßig mehr als 80% oder 0,8 erlangen, sind Ihre Ziele nicht ambitioniert genug gesetzt und Sie verlieren durch zu leichte Zielsetzung Potentiale in der Entwicklung Ihrer Firma. Oft passiert dies, wenn anhand der Zielsetzungen Bonis oder Mitarbeiterbewertungen gekoppelt sind. Versuchen Sie deshalb hier eine Entkopplung zu erzielen. So können sich Ihre Mitarbeiter auch kreative und innovative Wege überlegen, die Ziele zu erreichen. An Zielen zu scheitern ist ein normaler Prozess und sollte nicht das Gefühl von Bestrafung hinterlassen, da dies sonst erheblich Ihr Innovationspotenzial reduziert.

Bewertung der Ergebnisse im OKR-Prozess
Bewertung der Ergebnisse im OKR-Prozess

Sicherheit im Prozess durch ein OKR Coach

Der OKR Coach hat die Aufgabe, die OKRs (Objectives and Key Results) im Team und auf Unternehmensebene zu unterstützen. Diese Rolle ist mit der eines Scrum Masters vergleichbar. Der OKR-Coach ist Vorbild, Prozesswächter und sorgt dafür, dass die Rahmenbedingungen stimmen, damit die OKRs für das Unternehmen effektiv sind. Der OKR-Coach ist der Moderator und „Eigentümer“ des OKR-Prozesses, aber nicht für den Inhalt verantwortlich. Deshalb ist er mit seinem soliden methodischen Wissen und Verständnis für OKR gerade bei der Einführung oft unerlässlich.

Die 4 Erfolgsfaktoren hinter den OKRs

Nur weil die OKR Methode in einem Unternehmen eingeführt wurde, verspricht dies nicht sofort zu einem Erfolg wie bei Google zu werden. Sondern hierfür muss das passige Umfeld und eine entsprechende Kultur geschaffen werden.

Leider kann die Einführung von OKRs schnell zum Schock der Organisation und Ablehnung bei den Mitarbeitern führen, wenn der Umbruch zu groß ist und das Verständnis für die Notwendigkeit nicht bei allen gegeben ist. Der folgende Abschnitt zeigt Ihnen nicht nur warum OKRs so erfolgreich sind, sondern worauf Sie bei der Einführung noch achten müssen.

Fokus & Prioritäten setzen

Gerade die Frage, welches der vielen möglichen Ziele Sie mit der Formulierung Ihrer unternehmensbezogenen OKRs in den Blickpunkt aller bringen, wird allein im Management Team zu erheblichen Dikussionen führen. Aber genau hier liegt auch der Vorteil der OKR Methode, weil sich durch die Positionierung der Objectives auf verschiedenen Ebenen die Bedeutung und den Fokus einer ganzen Organisation steuern lassen.

Stellen Sie z.B. den Anstieg der Conversion Rate für Ihre Website in den Mittelpunkt, werden sich alle im Unternehmen fragen, wie Sie diese mit Hilfe ihrer eigenen Tätigkeiten beeinflussen können. Stellen Sie hingegen den Aufbau von Websitebesuchern in den Mittelpunkt, versuchen alle dieses Ergebnis zu erreichen. Allerdings kann es durch diese Auswahl auch dazu kommen, dass Marketing Kampagnen erstellt werden, die billige Besucher auf Ihre Website bringen, dieser Traffic allerdings auch sehr wenig dazu bereit ist, Ihre Produkte zu kaufen und damit Ihr eigentlich angepeiltes Umsatzwachstum kaum erreicht werden kann. Um diesen Zielkonflikt zu vermeiden, kann auch mit Hilfe der 5 Why Methode versucht werden, die Wurzel Ihrer Ziele für die Definition der Objectives zu ermitteln.

Haben Sie die 3-5 wichtigsten Objectives ermittelt, müssen Sie diese mit hoher Klarheit auch kommunizieren. Gehen Sie sicher durch z.B. Parapharsieren der OKRs im Führungsteam, dass jede Führungskraft das Was und Warum es erreicht werden soll anhand der OKRs zu erklären.

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Nutzung von OKRs ist den bereits von Voltair geprägten Worten: „Erlaube der Perfektion nicht, der Feind des Guten zu sein.“ zu folgen und sich bewusst zu machen, dass OKRs auch jederzeit im Laufe eines Prozesses angepasst werden können. Hierfür sollten Sie sich hin und wieder die Zeit nehmen, um zu überprüfen, ob Ihr ursprünglich gewähltes OKR noch zu Ihren Zielen oder der aktuellen Situation passt.

OKR Tracking - Confidence Level

Damit Sie beim aktiven Arbeiten mit den OKR in Ihrer Organisation die „Gesundheit“ ihrer Zielerreichung auch innerhalb der drei Monate beobachten, hilft es oft ein sogenanntes OKR Confidence Level einzuführen, bei dem Sie regelmäßig entweder in Ihrem OKR Weekly oder in längeren Zyklen im Team die Erreichbarkeitswahrscheinlichkeit abfragen.

Sie sind dabei im grünen Bereich für ambitionierte Ziele, wenn Sie zu 70% davon ausgehen, dass Sie das Ziel erreichen werden. Im gelben Bereich zwischen 50-70% und unterhalb von 50% sollten Sie sich fragen ob Ihr Ziel noch zur Situation passt oder ggf. angepasst werden muss.

Hinweis: Bevor Sie ihr Ziel wechseln, sollten Sie nochmal in einem Brainstorming auch ungewöhnliche Wege zur Zielerreichung auf Realisierbarkeit prüfen. Gerade hier liegen oft Innovationen versteckt, die Ihrem langfristigen Unternehmenserfolg helfen können.

Ausrichtung und Bündeln von Teamarbeit

Eine gesunde Atmosphäre für den Einsatz von OKRs schafft nicht nur die Ausrichtung aller Kräfte in einem Unternehmen, sondern bietet auch noch genug Spielraum für die eigenen Entwicklungen von Abteilungen und Mitarbeiter, die Raum für neue und innovative Wege lassen.

Dies gelingt durch einen sich in Waage befindlichen Verhältnis von Top-Down Vorgaben durch ein Teil der Objectives und ein Teil der Key Results während ca. die Hälfte aller OKRs selber von dem Mitarbeiter oder der Abteilung definiert werden können.

Ergänzend dazu sollte es bei der Einführung des OKR-Zyklus Ihr Ziel sein, auch Team und Kollegen übergreifende OKR über die Abteilungsgrenzen hinaus zu ermöglichen. Dies fördert nicht nur die Interdisziplinarität und den Austausch sondern löst auch mittelfristig die Barrieren zwischen unterschiedlichen Bereichen und Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen auf, sodass Prozesse weit schneller durchlaufen werden können. Darüberhinaus erhöht es auch das gegenseitige Verständnis der Mitarbeiter und erhöht die gesamte Geschwindigkeit Ihrer Organisation.

Tipp: Durch die mit der Einführung von OKRs und der damit verbundenen Offenlegung der Ziele einzelner Personen und Bereiche, kann auch schneller die Wurzel von Problemen in der Kommunikation über Organigrammgrenzen hinweg gefunden werden.

Rechenschaftspflicht der Verantwortlichkeiten

Das wichtige an OKR ist, dass Sie leben und dazu gehört nicht nur deren Anpassungsfähigkeit, falls etwas schiefgeht, sondern auch, dass sie nachverfolgbar sind wer wann wo welche Verantwortung für ein bestimmtes Ziel hat. Dadurch verpufft die Wirkung von OKR nicht so wie es oft bei anderen Zielsetzungsmethoden der Fall ist, wo sie gesetzt und oft in Vergessenheit geraten.

Durch die Transparenz und interne Vernetzung von OKRs werden nicht nur die extrinsischen Faktoren der Mitarbeiter angesprochen, sondern auch die intrinsischen, die Engagment fördern. Es kann dabei helfen, spezialisierte OKR-Software einzusetzen oder mithilfe offener Plattformen, wie zum Beispiel Notion, ein eigenes Template zu erstellen oder unsere Vorlage hierfür an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Sind die OKRs aller Mitarbeiter, Teams, Abteilungen usw. erst einmal einsehbar, hilft es deren Durchdringung noch weiter anzukurbeln, indem OKR-Kümmerer ernannt werden, die regelmäßig ein Blick auf den aktuellen Status der Rückmeldungen bezüglich der zu reviewenden OKRs und den neu einzureichenden OKRs übernehmen. Diese OKR-Kümmerer sind angehalten regelmäßig alle säumigen Mitarbeiter an die Erstellung und das Review zu erinnern.

Zur Rechenschaftspflicht zu den OKR gehört auch die Bewertung dieser nach einem Farbschema, wie es bereits kurz im Abschnitt zu den OKR Review vorgestellt wurde. Ergänzend sollte nicht nur der Fortschritt in den einzelnen OKR bewertet werden, sondern auch wie gut die Zielvorgabe für einen selbst war. Diese Selbstbeurteilung soll nicht als Bewertung verstanden werden, sondern als Anreiz für die nächste Zielsetzung entweder ambitioniertere Ziele zu setzen oder in welcher Art das Objective oder ein Key Result noch besser formuliert werden kann.

Nach den Sternen greifen

Damit Ihr Unternehmen langfristig auf dem Markt erfolgreich sein kann, braucht es Innovationen. Wenn Ziele zu niedrig angesetzt werden, neigen Menschen dazu, ihr Soll einfach zu erfüllen und nicht mehr zu leisten, obwohl sie es noch könnten. Aus diesem Grund wurde schon 1960 von Jim Collins das „Big Hairy Audacious Goals“ BHAG als gewaltiges und beängstigendes Ziel. Aber genau so ein Ziel regt die Fantasie an und gibt den Raum für Wege und Lösungen, die bisher noch nicht gedacht wurden.

10 Times

Heute ist diese Art der Zielsetzung bekannt geworden durch die 10 Times Rule von Grant Cardone und wird als Startup Philosopie angesehen, der alle nacheifern sollten, wenn sie etwas großes Aufbauen wollen.

Im gewissen Rahmen stimmt dies auch. Sie sollten aber auch darauf achten, wenn Sie ihre OKRs formulieren, dass Sie ihr Team nicht vor unlösbare Aufgaben stellen und diese damit eher frustrieren, weil sie durch die Zielsetzungen so sonst auch nur Frust erzeugen.

Um wirklich Großes mit den OKRs zu bewirken, ist es deshalb hilfreich auch hier Ziele so hoch anzusetzen und allen klar zu machen, dass 30% dieser im Normalfall auch nicht erreicht werden und das 60-70% Zielerreichung ein Ergebnis ist, dass es zu feiern gilt.

Hinweis: In der Umsetzung der Ziele wird es bei den ersten Durchläufen mit der OKR-Methode entweder zu niedrigen oder zu amitbionierten Zielen kommen. Das ist nicht schlimm und der Umgang mit OKR benötigt etwas Übung. Nehmen Sie sich die Zeit für Ihr Unternehmen den optimalen Weg zu finden.

Der unterschätzte Erfolgsfaktor 5: Anpassung an die eigene Unternehmenskultur

Die OKR-Methode ist keine in Stein gemeißelte Vorschrift, wie Sie ihre Ziele zu setzen haben. Es ist mehr ein Framework mit dem Andrew Grove und John Doerr und viele weitere Firmen gearbeitet haben. Da aber jedes Unternehmen einzigartig ist und seine eigene Kulter hat, kann es sein, dass Sie die OKR-Methode anpassen müssen, damit die Umsetzung bei Ihnen optimal funktioniert.

So könnten Sie den OKR Zyklus von drei Monate z.B. auf einen 2 Monate Zyklus verkürzen, weil Sie schnelleren Veränderungen in Ihrer Branche unterworfen sind, wie es z.B. auch bei vielen Startups der Fall ist. Oder Sie verlängern den OKR-Zyklus, da alle Prozesse langatmig sind wie z.B. im medizinischen Bereich.

Erfolgsgeschichten die mit den Objectives und Key Results geschrieben wurden

Es gibt einige Firmengeschichten die nur mithilfe von OKR geschrieben wurden. Dazu zählen einige bekannte Größen aus dem Silicon Valley wie Intel und Google. Aber auch außerhalb des Silicon Valley wurde die OKR Methode bereits von vielen Firmen entdeckt und seit Jahren angewendet.

Intel

Früher (um 1979) war noch Motorola einer der größten Hersteller von Prozessoren. Doch durch Andy Grove wurde ab 1980 mittels MBO als Vorläufer der OKR-Methode Intel zum Marktführer für Prozessoren und zählt auch heute noch zu den absoluten Schwergewichten dieser Branche.

Google

Auch der kometenhafte Aufstieg von Google schreiben Larry Page und Sergey Brin dem Zielsetzungsverfahren der OKR zu. Sie erfuhren von OKR direkt durch John Doerr ein Jahr nach der Gründung von Google. Doerr der zu dem Zeitpunkt mit seinem Investment von 11,8 Mio.$ für 12% von Google seine größte VC-Wette abgeschloßen hat, wollte Brin & Page mit den OKR ein mächtiges Zielsystem an die Hand geben, um auch für starkes Wachstum eines mitwachsendes System für das Management zur Verfügung zu stellen.

Mit knapp 30 Mitarbeitern startete Google die OKR-Erfolgsgeschichte um 1980 mit dem ersten OKR-Experiment. Noch heute sind die OKR das Hauptsteuerungstool in der Geschäftsführung von Google. Seit dem haben Sie nicht nur das Unternehmen in brisanter Geschwindigkeit zu einem internationalen IT-Konzern entwickelt, sondern haben einen weltverändernden Konzern geschaffen, der in Zukunftstechnologien investiert, wie kaum ein anderes Unternehmen. Damit hat Google bewiesen, dass mit OKR regelmäßige Innovationen auf vielen verschiedenen Branchenbereichen möglich ist.

MyfitnessPal

Die ersten acht Jahre ihrer Erfolgsgeschichte bestritten die Gründer und Brüder Mike und Albert Lee mit eigenen Mitteln. Im Jahr 2013 ertranken die beiden Gründer in tausenden verschiedener Projekte von denen Sie froh waren, wenn Sie 2-3 im Jahr abarbeiten konnten. Hier war klar, dass Sie zur Strukturierung und Fokussierung ein effektives Zielsetzungssystem brauchten. Nach einem Coaching durch John Doerr war klar, dass Sie OKR als Management-Lösung nutzen wollten. Bereits 2014 konnten Sie 45 Millionen registrierte Nutzer verzeichnen. Und verkauften MyfitnessPal für 475 Mio.$ an Under Armour.

Nach dem Wechsel in den Konzern, hatten die Gründer es schwer die anderen Abteilungen im Konzern mit den Zielen von MyfitnesPal zu synchronisieren. Auf Grund der vorherigen Erfolge sollten die beiden Brüder auch OKR bei Under Armour einzühren. Das Schwierigste war es die unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen der anderen Konzerntöchter und Abteilungen gerecht zu werden. Schon nach 18 Monaten konnte es mithilfe von OKR gelingen, einen so großen und schwerfälligen Organisationsarm komplett auszurichten und zu fokussieren.

Intuit

Bei Intuit nimmt allein die IT-Abteilung jedes Quartal 2.500 Objectives aktiv in Angriff. Durch die Datenauswertungen fiel dabei besonders auf, dass die OKRs von den Mitarbeitern fast 4.000 mal betrachtet wurden, was für ein hohes Maß an Synchronisation spricht und den offenen Ansatz der OKR.

Bei Intuit gelingt es mit Hilfe der OKR auch über viele verschiedene Standorte hinweg jedem Mitarbeiter das Warum und Was sie zum Unternehmenserfolg beitragen zu zeigen. Indem die Objectives des Mitarbeiters mit einem Key Result des Vorgestetzen verknüpft sind und dessen Objectives wieder mit einem Key Result des Unternehmens, fühlt sich jeder wie ein besonders wichtiges Zahnrad im Getriebe.

Youtube

Für 2016 setzte das Youtube-Team 2012 sich ein kaum zu schaffendes Ziel. Bis Ende 2016 wollten Sie 1 Mrd. Stunden Wiedergabezeit pro Tag über die Youtubeplattform erreichen. Also legten sie sich ein 4 jähriges OKR fest und unterteilten die Aufgaben in rollierende, jährliche und vierteljährliche Objectives und ergänzten diese um inkrementelle aufeinander aufbauende Key Results. Und obwohl auf dem Weg dahin das Ziel mehrfach in Gefahr war, schaffte es das Youtube-Team dieses äußerst ambitionierte Ziel zu bewältigen und Youtube zur größten Video-Plattform zu machen, die mittlerweile mehrere Millarden an Umsatz in die Kassen von Google pro Quartal spült.

Wie sich OKR in die Umsetzung einer Innovationenkultur eingliedert?

OKR als Management-Tool für Innovationen scheint erst auf den zweiten tieferen Blick schlüssig. Allerdings regt dieses Framework die Mitarbeiter dazu an, ihre Ziele so hoch zu stecken, dass sie auf den altbewährten Wegen nicht erreichbar sind, sondern die Mitarbeiter sich neue Wege suchen müssen, um diese zu erreichen. Der mit den OKR verbundene Zeitdruck sowie der Fokus schaffen dabei ein Arbeitsklima, in dem Ideen gelebt und voran getrieben werden können.

Vom Geschäftsmodell zum realen Business mit der OKR-Methode

Gerade wenn komplett neue Geschäftsideen oder -zweige aufgebaut werden sollen, beginnt dies meist aus einer Not heraus. Entweder weil das bestehende Geschäft unter starkem Konkurrenzkampf geraten ist oder weil sich die heutigen schnelllebigen Märkte verändern und damit die alten Geschäftsbereiche nicht mehr lange die Kosten des Unternehmens decken können.

Also beginnt fast immer die Umsetzung neuer Ideen damit, dass in Meetings diskutiert wird, welche neuen Produkte oder Dienstleistungen noch geschaffen werden können. Diese Denkweise funktioniert zwar ab und an doch meistens werden viele verschiedene Aspekte von funktionsfähigen Geschäftsmodellen vom Management vergessen. Deshalb gelingt es mithilfe von z.B. dem Business Model Canvas drei, vier oder auch mehr Geschäftsideen zu formulieren und anschließend mit einem Lean Startup-Ansatz ressourcenschonend zu testen. Bereits die Erstellung von einem MVP setzt die meisten Teams schon unter enormen Erfolgsdruck. Um diesen Teilprozess zu steuern und den Fortschritt kontrollieren zu können, lohnt bereits die Formulierung der Ziele mittels OKR. Wichtig hierbei ist, dass der Zyklus für OKR eher kürzer gehalten werden z.B. 2-4 Wochen statt 3 Monate.

Sobald Sie mit dem ersten MVP in die Testphasen übergehen können, lohnt es sich Ihr Geschäftsmodell vom Business Model Canvas auf ein Lean Canvas zu übertragen und mit besonderem Augenmerk das Feld der Key Results auszufüllen. Formulieren Sie diese mit OKR und tracken Sie so die gesamte Testphase.

Darüber hinaus kann in der Umsetzung Ihrer Geschäftsidee auch mit der OKR Definition für alle anderen Bereiche des Organisationsaufbaus direkt begonnen werden und alle arbeiten durch gutes Management an den selben Zielen.

Template für OKR

Damit Sie und ihr Unternehmen oder Startup ein richtiger OKR Master werden, empfiehlt es sich eine OKR Software zu nutzen, um Transparenz bereits ab der Einführung zu ermöglichen. Wir nutzen bei uns, um unseren Fortschritt messbar zu machen, ein selbst erstelltes Notion-Template, welches wir Ihnen hier gern zur Nutzung bereitstellen wollen.

OKR - Notion.so-Template - Screenshot 1
OKR - Notion.so-Template - Screenshot 1
OKR - Notion.so-Template - Screenshot 2
OKR - Notion.so-Template - Screenshot 2

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