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Management by Objectives – Ein Leitfaden wie Sie MbO effektiv einsetzen können

Management by Objectives basiert auf Vereinbarungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Es findet ein ständiger Austausch zwischen Managern und Mitarbeitern über den Stand der Zielerreichung statt, da die Mitarbeiter aktiv in den Zielsetzungsprozess eingebunden sind.
Inhalt

Wer steht hinter MbO?

Das Führen mit Zielen wurde bereits 1954 von Prof. Peter Ferdinand Drucker* erfunden und in seinem Buch: „The Practice of Management*“ veröffentlicht. In den darauffolgenden Jahren entwickelte Peter Drucker die Management by Objectives (MbO) sukzessive weiter. Heute wird diese Technik in vielen Unternehmen in abgewandelter Form genutzt, um mit Mitarbeitern Zielvereinbarungen zu treffen, die die Unternehmensziele optimal voranbringen.

Warum sollte man Zielvereinbarungen wie Management by Objectives nutzen?

Manager und Mitarbeiter wissen dank der klaren Zielvereinbarung, welchem Zweck die tägliche Arbeit dienen soll. Den Mitarbeitern wird Wertschätzung entgegengebracht, wenn sie an der Erstellung des Ziels beteiligt sind.

Der Mitarbeiter fokussiert sich so mehr auf sein eigenes Ziel und lässt sich weniger ablenken. Durch die gemeinsame Formulierung sieht er die Ziele nicht als ein von Fremden auferlegtes Übel, sondern identifiziert sich selbst besser mit seiner Arbeit. Das erhöht die Motivation, das Ziel zu erreichen. Die Maßnahmen, die zur Erreichung der Ziele ergriffen werden sollen, können vom Mitarbeiter selbst bestimmt werden. Die Motivation und Initiative des Mitarbeiters werden so durch ein hohes Maß an Eigenverantwortung gesteigert.

Neben der Steigerung der Motivation der Mitarbeiter wirkt sich das Management by Objectives auch auf die gesamte Erreichung des Unternehmensziels aus, indem es viele kleine persönliche Ziele setzt. Statt eines einzigen wenig greifbaren unternehmensweiten Ziels, für alle Mitarbeiter, wird das Ziel in einzelne Teilziele aufgeteilt, die sich zum Unternehmensziel aufaddieren.

Beispiel: Wenn das Unternehmensziel der Fantasia AG ist im nächsten Jahr den Umsatz um 20% zu steigern, ist dies für den einzelnen Mitarbeiter schwer greifbar. Sobald man mit jedem einzelnen Mitarbeiter die persönlichen Ziele definiert, erhält jeder einen Auftrag, wie durch seine Arbeit das Gesamtziel erreicht werden kann. So kann z.B. einem Vertriebler das Verkaufsziel der nächsten Wochen und Monate vorgegeben werden sowie Marketing Mitarbeitern die Menge an notwendigen Maßnahmen.

Wie läuft der MbO Prozess ab?

Der Prozess des Management by Objectives (MbO) durchläuft in der Regel die nachfolgenden 7 Phasen.

Prozessablauf Management by Objectives
Prozessablauf Management by Objectives

Zielfindung

Am Beginn des Zielfindungsprozess mit der Management by Objectives Methode werden zuerst auf Basis des Leitbildes und der abgeleiteten Unternehmensstrategie verschiedene mögliche Ideen für Ziele ergründet, sowie geclustert und die wichtigsten Zielthemen herausgefiltert.

Zielformulierung

Anschließend wird mit dem Mitarbeiter gemeinsam eine Zielformulierung erarbeitet, die präzise und klar verständlich ist, sowohl für die Führungskraft, als auch für den Mitarbeiter.

Zielvereinbarung

Damit eine effektive Mitarbeiterführung mit der Management by Objectives Methode möglich ist, wird im dritten Schritt zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter eine schriftliche Zielvereinbarung abgeschlossen. Dies findet meist in einem sogenannten Zielvereinbarungsgespräch statt. Dieses bildet die Definition der Ziele für einen bestimmten Zeitraum und knüpft oft auch Belohnungen als extrinsische Motivationsfaktoren an die Erreichung der Ziele.

Zielumsetzung

Für die Zielerreichung sind die Mitarbeiter bei Management by Objectives eigenverantwortlich. Das bedeutet, dass mit ihnen zwar das Ziel, also wohin es gehen soll, gemeinsam festgelegt wurde, aber nicht das Wie sie dorthin kommen. Dies fördert in der Praxis, solange alles gut geht, die Motivation der Mitarbeiter. In den meisten Fällen hat das Management zwar nun weniger mit operativen Aufgaben zu tun, aber wenn es bei der Zielumsetzung zu Schwierigkeiten kommt, ist umso mehr gute Führung gefragt. Als gute Führungskraft sollten Sie immer die Umsetzung im Blick haben und notfalls Ihren Mitarbeitern mit neuen Wegen oder konstruktiven Verbesserungsvorschlägen zur Seite stehen.

Controlling

Damit Sie im Zweifel rechtzeitig eingreifen können, ist es wichtig, dass Sie schon bei Ihrer Zielsetzung darauf achten, dass messbare Zwischenschritte einen Rahmen für Sie als Vorgesetzten als auch Ihren Mitarbeiter bieten. Überprüfen Sie die ggf. vereinbarten KPIs oder Meilensteine in regelmäßigen Abständen. Zur Übersichtlichkeit hilft es oft ein Dashboard bei größeren Aufgaben und Zielen einzurichten.

Ergebnis, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung

Nach Ablauf der Zeit Ihrer Zielvereinbarung sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter die Zielerreichung beurteilen. Dabei gilt im klassischen Sinne des Management by Objectives das Ziel bei Überschreiten der 100% Grenze als erfüllt. Modernere Zielsetzungsmethoden wie OKR setzen die Definition für Zielerreichung bereits bei 70% an.

Im Sinne der MBO ist es wichtig mit Ihrem Mitarbeiter auch die Aspekte des Verhaltens bei der Zielumsetzung zu besprechen. Dies ist äußerst wichtig und wird oft vom Management leider vernachlässigt. Allerdings bildet sich so mit der Zeit die Kultur in Ihrem Unternehmen aus und Sie wollen ja langfristig als Team Leistung ermöglichen und nicht negatives Verhalten belohnen. An dieser Stelle trennt sich oft die Spreu vom Weizen, sprich gutes von schlechtem Management.

Maßnahmen

Damit Sie im nächsten Zyklus des Management by Objectives Prozess noch besser Ihre Unternehmensziele erreichen, sollten Sie sich die Möglichkeit nehmen, einmal zurückzutreten und den vorherigen Durchlauf zu hinterfragen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Was ist gut gelaufen?
  • Was ist wirklich schiefgelaufen?
  • Warum sind bestimmte Dinge so schief gelaufen?
  • Lag es an unserem Führungsstil?
  • Können wir etwas in der Kommunikation verbessern?
  • Haben wir unseren Mitarbeitern überhaupt die richtigen Ressourcen zur Verfügung gestellt?
  • Wie können wir im nächsten Durchlauf noch besser werden?

Tipp: Nutzen Sie für die tiefergehende Ursachenanalyse die 5 Why Methode und ergründen Sie die Wurzel der Probleme.

Auf Basis Ihrer Reflektionen sollten Sie Maßnahmen ableiten, mit der Ihre nächsten Zielsetzungen eine erhebliche Verbesserung erhalten. Bleiben Sie nicht bei der Definition dieser stehen, sondern setzen Sie sie am besten direkt in Ihrem Unternehmen um.

Repeat

Nachdem Sie Ihren Management by Objectives Prozess optimiert haben, sollten Sie am besten direkt in die nächste MBO-Runde übergehen.

Wie Sie Mitarbeiter am besten einbinden in den Prozess

Um einen der Nachteile vieler Führungsstile, dem Verlieren der Motivation von Mitarbeitern, zu entgehen, sollten Sie überall da, wo Sie die Chance haben, das Grundprinzip Bottom Up einführen und die Zielfestlegung anstelle bei der Führungskraft bei Ihren Mitarbeitern starten.

Schon bevor Sie in die Zielorientierung einsteigen, können Sie in einem Workshop Führungskräfte und Fachkräfte zusammen kommen lassen und z.B. ein Brainstorming über mögliche Ziele durchführen. Im Anschluss ziehen Sie sich mit Ihren Top Level Management zurück, formulieren das Unternehmensziel und überlassen die Definitionen der Unterziele wieder den Teams.

Worauf sollten Sie bei der Zielsetzung noch achten?

Als Hilfestellung für gute Ziele im MbO sollten Sie die SMART-Formel nutzen, um Ihre Ziele verständlich und erreichbar zu definieren.

SMART - Formel
SMART - Formel

Vor- und Nachteile der Methode

Die MbO Methode vereint mehrere Vorteile als Fürhungstool in Unternehmen. Vorallem durch die schnelle und einfache Einführung sollte Sie gerade auch im Mittelstand häufiger Anwendung finden.

Vorteile:

  • Es erfüllt die Bedürfnisse moderner Arbeitnehmer nach Mitbestimmung und kreativer Freiheit
  • Persönliche Ziele, Wünsche und Vorstellungen der Mitarbeiter werden einbezogen
  • Individuelle Ziele sollten mit den Zielen des Unternehmens verknüpft werden
  • Das Engagement der Mitarbeiter für das Unternehmen wird gestärkt
  • Die Bereitschaft zur Leistung wird gefördert
  • Möglich wird eine faire Vergütung durch Boni
  • Identifikation mit den Zielen steigt an
  • die Eigenverantwortlichkeit für die Zielerfüllung steigt an
  • Führungskräfte werden entlastet

Nachteile:

  • Initialer Zeitaufwand ist erhöht
  • Kontrolle über die Arbeitnehmer sinkt
  • Der Leistungsdruck für einzelne Mitarbeiter steigt
  • Mitarbeiter sehen oft Quantität anstatt Qualität zur Zielerreichung als effektiver an
  • Finanzielle Reize verlieren schnell ihre Wirkung
  • Kreativität sinkt, da die Mitarbeiter sich oft nur noch der Zielerreichung widmen
  • Reduktion von Kooperationen sowohl im Team als auch interdisziplinär durch die individuellen Zielvereinbarungen

Weiterentwicklung der MbO zur OKR-Methode

Um einen Großteil der aufgelisteten Nachteile zu beseitigen, haben sich im Laufe der Zeit verschiedene Methodiken zur Zielsetzung aus der MbO heraus entwickelt.

Einordnung von Management by Objectives in die Zeitachse der Zielsetzungsmethoden
Einordnung von Management by Objectives in die Zeitachse der Zielsetzungsmethoden

Balanced Scorecard

Während die SMART Ziele Technik bereits oben beschrieben wurde, ist die Balanced Scorecard eine Zusammenführung verschiedenster Zielbereiche innerhalb eines Unternehmens und der damit verbundenen Aktivitäten.

KPI

Das KPI Framework wird heute oft im Kontext von MbO genutzt, um den Entwicklungsfortschritt der Zielerreichung zu beobachten.

OKR

Die Methode der Objectives and Key Results (OKR) ist dabei nicht nur im Namen mit Management by Objectives verwand, sondern ist eine direkte Weiterentwicklung, die gerade von großen und sehr erfolgreichen Konzernen wie Google und Intel eingesetzt wird, sondern auch kleineren Unternehmen enormes Potential bietet. In unserem Artikel zu den OKRs zeigen wir nicht nur die Anwendung des Tools, sondern liefern Ihnen auch ein einfach zu nutzendes OKR-Notion.so-Template für den schnellen und einfachen Einsatz in Ihrem Unternehmen.

OKR - Notion.so-Template - Screenshot 1
OKR - Notion.so-Template - Screenshot 1

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