Grafik zur 5 Why Methode

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Die 5 Why Methode: Eine leistungsstarke Methode zur Beseitigung von Ursachen und Geschäftsproblemen

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass es in Ihrem Unternehmen ein Problem gibt, das einfach nicht verschwinden will? Dann ist die 5-Warum-Methode vielleicht genau das, wonach Sie suchen. Die 5-Warum-Methode (5w oder 5w-Methode) ist ein einfaches Verfahren zur Ursachenanalyse. Dabei untersuchen Sie ein beliebiges Problem, indem Sie fünfmal fragen: "Warum ist das so?". Diese fünf Warum-Fragen führen Sie zur eigentlichen Ursache eines Problems und helfen Ihnen, Lösungen zu finden, die sicherstellen, dass das Problem nicht wieder auftritt!
Inhalt

Wer hat die 5 Why entwickelt?

Die Erfindung der 5 Why wird auf Toyoda Sakichi zurückgeführt. Er ist der Vater des späteren Toyota Gründers und hat so über seinen Sohn einen erheblichen Einfluss auf die industrielle Entwicklung Japans gehabt. Da hier auch der Ursprung für das Lean Manufactoring liegt, hat die Methode der 5 Why auch direkten Zugang in die Lean Startup Thematik erhalten und wird heute auch sehr oft im Bereich der Kundenanalyse eingesetzt.

Wie setzen Sie die 5 Why am besten ein?

Die Theorie hinter 5 Why besagt, dass durch das 5 malige warum fragen, die Wurzel der Probleme erkannt wird.

Problembeschreibung

Dies ist vorallem in der Beschreibung des Problems alleine wichtig, da die ersten Antworten von Kunden, die diese Problemstellung haben, meist nur die Sympthome aufweisen. Wollen Sie diese allerdings beseitigen und die richtigen Maßnahmen ergreifen, müssen Sie dem Problem tiefer auf den Grund gehen.

Deshalb sollten Sie sich vor der intensiven Ursachenanalyse mit der Why Methode, zuerst die folgenden Fragen im Team stellen.

  • Was genau ist passiert?
  • Wann tritt dieses Problem eigentlich auf?
  • Gibt es spezifische Orte an denen es auftritt?
  • Wie häufig tritt dieses Problem auf?
  • Welche Personen waren daran beteiligt?
  • Wie ist das Problem eigentlich entdeckt worden?

Hilfreich ist es oft im Team eine Visualisierung der Erkenntnisse zu erarbeiten, damit alle über dasselbe reden, wenn sie tiefer in den Prozess einsteigen.

Root Cause Analysis (Ursachenanalyse) - Analyse leicht gemacht

Im nächsten Schritt der Why Methode sollten Sie jede der vorher gesammelten Antworten mit Warum hinterfragen. Sobald eine Antwort genannt wurde, schließt sich erneut die Warum Frage an. Dies wiederholen Sie für jede Ursprungsantwort 5 mal und gelangen so mit dieser Methode zum Kernproblem, welches Sie lösen sollten.

5 Why - Methode
Stufen der 5 Why

Beispiel für die Anwendung der Why-Methode

Hohe Mitarbeiterfluktuation in einer Vertriebsabteilung

F: Warum herrscht in dieser Firma eine so hohe Mitarbeiterfluktuation?

A: Weil das Arbeitsklima schlecht ist.

F: Warum ist das Arbeitsklima schlecht?

A: Weil die Mitarbeiter sich untereinander nicht vertrauen.

F: Warum vertrauen sich die Mitarbeiter untereinander nicht?

A: Weil die Leistungsbewertungen der Mitarbeiter gegenläufig sind.

F: Warum sind die Leistungsbewertungen gegenläufig?

A: Weil die Zielsetzungen der einzelnen Mitarbeiter zu einem Leistungsdruck führen sollen.

F: Warum soll ein solcher Leistungsdruck erzeugt werden?

A: Das Management möchte so möglichst gute Absatzzahlen erreichen.

Möglicher Lösungsvorschlag: Einsatz von OKR anstelle von persönlichen KPI`s der Mitarbeiter als Management Methode, um den Absatz langfristig zu steigern und Mitarbeiter zu halten.

Gegenmaßnahmen

Der Punkt der meistens vergessen wird, ist die nachhaltige Überprüfung, ob die ergriffenen Maßnahmen oder Ideen auch wirklich Anwendung finden und ob Effekte sichtbar sind. Die Technik der 5 Why sollte in regelmäßigen Abständen auch auf das selbe Problem angewendet werden, um festzustellen, ob sich mittlerweile etwas an den einzelnen Schritten der Problemlösung geändert hat und damit vielleicht die Lösung des ursprünglichen Problemes an weiteren, bisher nicht bedachten, Stolpersteinen hängt.

Was müssen Sie bei der Nutzung von 5 Why beachten?

Die Methode der 5 Why ist zwar schnell erlernt und hilft einer Gruppe schnell die Problemursachen zu ergründen, allerdings steigt die Komplexität enorm an, wenn es mehrere Ursachen für bestimmte Probleme gibt. Um die Ursachenfindung etwas einfacher zu gestalten, helfen Ihnen die folgenden Tipps.

Bis zum Ende weiterfragen

Fragen Sie bis zum Ende, das heißt, bis Sie die Ursache auch wirklich erkannt haben. Die Technik der 5 Why verlockt die Leute schon nach dem 3. oder 4. mal Warum Fragen aufzuhören. Manchmal ist es aber auch notwendig mehr als die fünf mal zu hinterfragen, damit die Ursache auch wirklich aufgedeckt wurde und Sie die passende Lösung entwickeln können.

Annahmen vermeiden

Mutmaßungen und Annahmen Auf die Frage: Warum wurde xyz so gemacht? Wird häufig mit Mutmaßungen und Annahmen geantwortet, die in die falsche Richtung weisen können, solange sie nicht bewiesen wurden. Deshalb sollten Sie sich im Prozess immer wieder darauf besinnen, dass eine Antwort nicht auf Vermutungen fußen darf.

Überprüfen der Fragen

Zum Prüfen, ob Sie mit den 5 Why und ihren Fragen auch wirklich am Ziel ihrer Root Cause Analysis angelangt sind, sollten Sie die Fragenrichtung umkehren.

Hier hilft es davon auszugehen, dass die Wurzel bereits gelöst wurde. Und mit der Kette – Wenn XYZ bereits gelöst wurde, verändert sich dann das Problem im Umkehrschluss?

Visualisieren mittels Ishikawa Diagramm

Gerade wenn Sie im Team versuchen einer Problemstellung auf den Grund zu gehen, kann es beim durchgehen der einzelnen Schritte schnell unübersichtlich werden. Hier kann das Ishikawa Diagramm Abhilfe schaffen und Ihnen bei der Darstellung helfen. Jeder einzelne Pfad des Fischgrätendiagramms stellt dabei eine unterschiedliche Ursache dar. Somit können mit dieser Technik auch komplexere Zusammenhänge dargestellt werden

Nutzung der 5 Why im Kontext der Geschäftsmodellentwicklung

Die Why Methode kann nicht nur zum Finden von Ursachen für bestehende Prozesse genutzt werden, sondern auch im Rahmen des Lean Startup Ansatzes und damit verbundener Tools.

Design Thinking

Beim Design Thinking ist es äußerst wichtig den Kunden genau zu verstehen und seine Bedürfnisse zu analysieren und zu hinterfragen. Genau hier hilft die Five Why Methode nochmal ein paar Schritte tiefer in die Analyse einzusteigen.

Design Thinking im Kontext von 5 Why
Design Thinking im Kontext der Why Methode

Jobs-to-Be-Done

Zum Beispiel mit der Kombination aus Jobs-To-Be-Done und den 5W können die Aufgaben und Bedürfnisse potentieller Nutzer identifiziert werden.

Empathy Map

Auch im Kontext des Empathy Mapping kann die Why Methode zu erheblichen Verbesserungen der Interviewqualitäten und damit verbunden, auch dem Verständnis für die emotionale Seite potentieller Kunden in der Praxis erhöht werden.

Customer Journey Map

Die Customer Journey Map stellt verschiedene Touchpoints mit Kunden durch Ihr Unternehmen dar. Mithilfe der Why Methode kann hier im Umkehrschluss gezielt die Erfahrungen der Kunden verbessert werden, indem die Ursache für schwierige Situationen erkannt und deren Wirkung beseitigt werden.

Value Proposition

Nachdem über das Design Thinking bereits viele Ursache-Wirkungsmechanismen über die Why Methode identifiziert werden konnten, hilft die 5W-Methode auch bei der Umsetzung neu gedachter Werteangebote mit dem Value Proposition Canvas.

Value Proposition Canvas Template aus unseren Workshops
Value Proposition Canvas Template aus unseren Workshops

Business Model Canvas

Mit der 5W-Methode lassen sich auch alle gesammelten Annahmen eines Geschäftsmodells untersuchen und damit die Chancen für die Umsetzung der Idee steigern. Arbeiten Sie hier am besten mit einer Kombination aus dem BMC und Assumption-Mapping.

BMC als Workshopvorlage
Business Model Canvas als Vorlage aus unseren Workshops
Assumptions Map mit Hypothesen
Assumptions Map mit Hypothesen

Literaturempfehlung zum Thema

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