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Smart-Methode: So können Sie Ziele formulieren, die Sie weiterbringen!

Ohne klare Ziele ist es schwer, auf dem Weg zum Erfolg zu bleiben. Es ist nicht immer einfach, Ziele zu formulieren, auf deren Grundlage eine klare Vorgehensweise geplant werden kann. Wenn Sie jedoch die SMART-Methode verwenden, wird der Prozess viel effektiver. Wir erklären, was SMART-Ziele sind und zeigen Ihnen, wie Sie die Methode zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Inhalt

Die Smart Formel kurz und knapp

Die SMART oder auch oft als S.M.A.R.T. Formel bezeichnet, ist ein Akronym aus den begriffen s pezifisch, m essbar, a ttraktiv, r ealistisch und t erminiert.

SMART - Formel
SMART - Formel

Der Ursprung der SMART Ziele Methode

Die Smart Formel wurde das erste Mal von George T. Doran in seinem Artikel: „There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives“ im November 1981 veröffentlicht und sollte als eine Art Checkliste für die Formulierung von Zielen und Objectives dienen. Bei seiner Arbeit stützte er sich dabei auf die Vorleistungen, die von Professor Peter Druck* bereits im Jahr 1954 mit der publizierten MbO-Methode (Management by Objectives) als Führungstechnik für Unternehmen entwickelt wurde.

Was verbirgt sich im Detail hinter dem Akronym SMART?

Projektmanager müssen ihre Ziele realistisch und klar formulieren. Die Festlegung von SMART Zielen nach den SMART-Kriterien ist eine gute Möglichkeit dies zu tun. Das wird Ihnen helfen, konzentriert und motiviert zu bleiben und sicherzustellen, dass Ihre Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Leitfaden für SMART Ziele
Leitfaden für SMART Ziele

S - spezifisch

Spezifisch bedeutet, dass Sie das Ziel genau definieren. An welcher Schraube soll überhaupt gedreht werden? Was genau soll sich ändern? Wenn Ihre Mitarbeiter von ihren Vorgesetzten hören: „Mach mal“ oder „das machst du doch schon“, dann ist es nicht verwunderlich, dass sie entweder in die richtige Richtung laufen oder gar nicht erst anfangen loszulaufen. Sie müssen nicht genau wissen, wie das Ziel erreicht werden kann, aber wenn das Wohin nicht klar ist, fehlt Ihren Mitarbeitern eine Orientierung. Nach der konkreten Formulierung des Ziels können Ihre Mitarbeiter selber mögliche Lösungspfade oder Vorgehensweisen entwickeln. Wichtig ist, dass ein klares und genau formuliertes Ziel vorhanden ist. Das gibt Ihnen einen Sinn und hält den Schwung in der Zielorientierung aufrecht.

Klarheit

Klare Ziele geben einer Organisation Orientierung. Sie sorgen dafür, dass alle an einem Strang ziehen. Wenn die Menschen klar verstehen, was von ihnen erwartet wird, werden Missverständnisse und Energieverluste auf ein Minimum reduziert. Ein schlüssiger Vergleich ist ein Tauziehwettbewerb. Die Alternative gegen die Sie antreten, ist in der Verwirrung zu verharren.

Sorgen Sie dafür, dass jeder in Ihrem Unternehmen das Gleiche versteht und seine Energie auf das Erreichen dieses einen klaren Ziels konzentriert. Sie müssen jederzeit genau wissen, wo sich die Zielflagge befindet und wie viel Zeit Sie haben, diese zu gewinnen.

Präzision

Manchmal gehen die Meinungen von Managern und ihren Mitarbeitern darüber auseinander, was ein klar formuliertes Ziel ist. Sie kennen die Situation, in der Sie den Eindruck haben, dass Ihre Mitarbeiter verstanden haben, worum es geht. Aber die Vorstellung über den „praktizierten Ansatz“ ist eine ganz andere. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine klare und spezifische Orientierung für ihre Ziele. Smarte Ziele sollten so präzise wie möglich formuliert werden. Nur so können sie auch erreicht werden.

M - messbar

Smarte Ziele müssen mit messbaren Parametern definiert werden. Sie können nichts erreichen, was nicht messbar ist. Wenn Sie also Ihre Ziele nicht messen können, können Sie sie auch nicht erreichen. Deshalb ist die Messbarkeit, die Kontrolle, so wichtig. Ohne Messbarkeit sind Ziele nur Wünsche.

Es ist wichtig, sich auch langfristige Ziele zu setzen. Dies erreichen Sie, indem Sie Zwischenziele auf dem Weg dorthin setzen und die Meilensteine als Messgrundlage verwenden. Anhand von Zwischenzielen können Sie überprüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder nicht. Und wenn Sie vom Weg abkommen, können Sie Ihren Kurs rechtzeitig korrigieren, um einen neuen Anfang zu machen und trotzdem Ihr Endziel zu erreichen.

A - attraktiv

Alle Beteiligten müssen das Ziel als realistisch, aber herausfordernd ansehen. Zweideutige Formulierungen oder negative Assoziationen führen dazu, dass die Mitarbeiter das Ziel als weniger erreichbar ansehen, was wiederum dazu führt, dass sie sich nicht engagieren und nicht motiviert sind. Außerdem wird es dadurch für das Team schwierig, sich hinter dem Ziel zu versammeln, da niemand der Gruppe unrealistisch erscheinen möchte.

Wird das Ziel hingegen als zu ehrgeizig und attraktiv auch für die persönlichen Zielsetzungen der Mitarbeiter angesehen, wird das Team zu Höchstleistungen motiviert, da sie einen Sinn in ihrem täglichen Handeln sehen.

R - realistisch

Sie sollten daher so weit wie möglich in den Bereich dessen gehen, was für Sie und Ihre Mitarbeiter gerade noch so realistisch machbar ist. Sie sollten wissen, was herausfordernd, aber erreichbar ist und was eine utopische Idee ist, die eher den Charakter einer unrealistischen Erwartung hat. Wenn Sie Ihre Erwartungen zu hoch ansetzen, wird die Enttäuschung am Ende umso größer sein.

Das Kriterium „realistisch“ ist eng mit „attraktiv“ verbunden. Wenn sich beide Punkte in Ihrer Strategie ergänzen – d.h. das Ziel von allen akzeptiert wird und auch innerhalb eines vernünftigen Zeitrahmens erreicht werden kann – stehen die Chancen gut, dass Sie Erfolg haben werden.

T - terminiert

Ein Ziel zu planen, bedeutet zu entscheiden, wann genau der Zielzustand erreicht werden soll. Dabei wird zwischen taktischer, operativer und strategischer Zielsetzung unterschieden. Taktisch umfasst die Zeitspanne bis zu einem Jahr, der operative Zeithorizont umfasst ein bis drei Jahre und der strategische Zeithorizont beginnt ab drei Jahren.

Für Teilziele müssen auch andere Zeitspannen von wenigen Stunden bis hin zu mehreren Monaten so aufeinander abgestimmt werden, dass Ihre übergeordneten Ziele erreicht werden können. An der Stelle fängt klassisches Projektmanagement an und gibt einen Rahmen, um Zielformulierung aufeinander abzustimmen.

Was bringt Ihnen der Einsatz der Smart Formel in Ihrem Unternehmen?

In den meisten Unternehmen ist das Leitbild Grundlage des Handelns und um an der Vision zu arbeiten, sind Vorhaben meist in einzelne Projekte aufgeteilt. Das Konzept der Smarten Ziele gelten aber auch für jede Initiative, die Sie unternehmen. Ein Projekt ist einfach eine spezifische Initiative, die für einen bestimmten Zeitraum mit einem klaren Ziel durchgeführt wird.

Planen

Dies ist der erste Schritt. Was wollen wir erreichen? Wenn Sie das Ziel messbar, konkret und realistisch definiert haben, ist es anschließend viel einfacher, die wichtigen Schritte auf dem Weg zum Ziel zu definieren. Die wichtigen Schritte werden die Unterziele sein, die Ihnen helfen, das Hauptziel zu erreichen.

Klären

Gut definierte Ziele geben Orientierung und Entschlossenheit. Durch die Planung weiß das gesamte Team, was das Ziel ist, und jeder kann auf dieses Ziel hinarbeiten, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen.

Verbindlichkeiten

Es ist genau geregelt, wer welche Aufgaben im Projekt übernimmt, egal ob intern oder extern. Ohne diese Klarheit treten viel häufiger Missverständnisse auf und der Klärungsbedarf ist weitaus höher, was zu Zeitverschwendung von mehreren Mitarbeitern führen kann.

Orientierung

Der Prozess der Zielsetzung und der Messung der Zielerreichung macht den Unterschied zwischen erfolgreichen und erfolglosen Projekten aus. Und gute Entscheidungen zu treffen, um dieses Ziel zu erreichen, macht den Unterschied zwischen Erfolg und Spitzenleistung aus und gibt allen Beteiligten im Umsetzungsteam eine Orientierungsgrundlage.

Anpassen

Veränderung ist die einzige Konstante im Leben. Und bei einem großen Projekt ist die Veränderung der Umstände ein todsicheres Rezept, um den Projektablauf durcheinanderzubringen. Um auf Kurs zu bleiben, müssen Sie ständig auf diese veränderten Umstände achten und Ihren Plan entsprechend anpassen.

Motivation

Wenn Sie ein klares Ziel und ein aussagekräftiges und leicht verständliches Ziel für Ihr Team haben, wird es viel motivierter sein, Ihnen zu helfen, dieses Ziel zu erreichen. Außerdem werden sie sich stärker in das Projekt einbringen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie Ihnen helfen, Probleme zu lösen und großartige Ergebnisse zu erzielen.

Kommunizieren

Manager, Vorgesetzte, Geldgeber und andere Stakeholder haben eine Forderung an Ihr Team. Sie erwarten von Ihnen, dass Sie wissen, was Sie tun! Wenn Sie das nicht tun, werden Sie scheitern, ganz gleich, wie gut das Projekt durchgeführt wird. Zeigen Sie ihnen, dass Sie wissen, was Sie tun, indem Sie Ihre Projektziele ganz klar formulieren.

Evaluieren

Sie müssen wissen, was das Ziel Ihres Projekts ist, bevor Sie feststellen können, ob Sie dieses Ziel erreicht haben. Messbare Erfolgskriterien helfen Ihnen zu erkennen, wann und in welchem Umfang Sie Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen haben.

Tipps und Tricks wie Sie Ihre Ziele erreichen

Damit Sie die Akzeptanz der Mitarbeiter mit den SMART-Zielen erhöhen, gibt es einige Tipps und Tricks, um die Zielformulierung zu verbessern.

Ich-Formulierung

Wenn Sie SMART-Ziele formulieren mit „Ich“ gibt das den Menschen das Gefühl, wichtig zu sein, wertgeschätzt und gebraucht zu werden. Es hilft ihnen, sich mit dem Ziel zu identifizieren und einen emotionalen Auftrieb zu erleben, der weit über den anfänglichen Zielsetzungsprozess hinausgeht.

Visualisierung

Motivation ist der Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie ein großes Ziel oder Projekt vor Augen haben, das erledigt werden muss, sollten Sie eine möglichst sichtbare Möglichkeit finden, ein großes, auffälliges Motivationsbild oder ein Diagramm der Zielsituation an prominenter Stelle aufzuhängen, wo die Leute es häufig sehen werden.

Für die Sichtbarkeit des aktuell schon gegangenen Weges bis zur Zielerreichung hilft es oft die Kriterien der Ziele in einem Dashboard darzustellen und den Soll-Zustand mit dem Ist-Zustand zu vergleichen. Hier setzen auch Gameficationansätze für die Motivation der Mitarbeiter an.

Schriftlich festhalten

Schreiben Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen SMART-Ziele auf. Setzen Sie Ihren Namen auf das Dokument. Lassen Sie es von anderen Personen unterschreiben, die Ihnen wichtig sind (oder zumindest von jemandem, den Sie respektieren). Das gibt Ihnen ein Gefühl der Verantwortung und erhöht Ihr Engagement für Ihr Ziel. Auch wenn es sich nicht „offiziell“ um einen Vertrag handelt, verpflichten Sie sich dennoch, sich intensiver mit den Zielen zu beschäftigen.

Direkt den ersten Schritt machen - los laufen

Sie brauchen einen Projektauftakt. Das muss keine große Sache sein. Es reicht schon, wenn Sie alle Beteiligten für ein paar Minuten zusammenbringen, um kurz die SMART-Ziele des Projekts zu besprechen, um die Dinge in die richtige Richtung zu lenken.

Ziele in kleine Etappen unterteilen

Bei großen Projekten sollten Sie das Projekt auch in kleinere Teile untergliedern. Auf diese Weise haben Sie kleinere SMART-Ziele, die Sie leicht mit einzelnen Meilensteinen verbinden können. Auf diese Weise haben Sie zu Beginn jedes Teils des Projekts ein klares Ziel vor Augen und das Projekt erscheint nicht mehr so überwältigend. Damit halten auch kleine Meilensteine Ihre Motivation hoch.

Suchen Sie gezielt nach Hilfe

Einer der Gründe, warum Projektteams ihre SMART-Ziele oft nicht erreichen, ist, dass sie nicht die richtigen Leute oder die richtige Mischung von Leuten im Team haben. Ein Coach/Berater kann Ihnen oft helfen, diesen Fallstrick zu vermeiden. Richtig eingesetzt, kann das Fachwissen von Fachleuten dazu führen, dass Projekte in den Himmel wachsen, denn Sie können sich eine Menge Energie, Ressourcen und Mühe sparen.

Kurzfristige Ziele eher klein & langfristige Ziele eher groß planen

Die meisten Menschen neigen dazu, zu überschätzen, was sie an einem Tag im Stande sind zu leisten. Deshalb sollten Sie für kurzfristige Ziele eher kleinere Ziele formulieren. Im Gegensatz dazu wird meist unterschätzt, was man in 1,2 oder 3 Jahren alles bewegen kann. Deshalb hilft es hier möglichst große Ziele formuliert zu haben, um das Maximum anzustreben.

Wie sich die Smart Formel in anderen Zielsetzungsmethoden mit der Zeit integriert hat

Die Methode der SMART-Ziele wurde als Beschreibung für gute Objectives der MbOs entwickelt. Mithilfe von KPIs konnten die mit der SMART-Methode gesetzten Ziele im täglichen Doing nachverfolgt werden und über Balanced Scorecards in Kontext gesetzt werden.

Mit Hilfe der SMART-Formel können auch Objectives und Key Results aus dem OKR-Framework, eine der erfolgreichsten Methoden für Zielformulierung, spezifisch, messbar, attraktiv und akzeptiert, realistisch und terminiert formuliert werden.

Einordnung von SMART in die Zeitachse zur Entwicklung der Zielsetzungsmethoden
Einordnung von SMART in die Zeitachse zur Entwicklung der Zielsetzungsmethoden

SMART in der Geschäftsmodellentwicklung

Gerade im Aufbau neuen Geschäftszweige mit neuem Geschäftsmodell oder dem Aufbau eines Startups, ist es notwendig sich spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert aufzustellen. Indem Sie nach dem Lean Startup Ansatz ihre Geschäftshypothesen herausgearbeitet haben und die ihre Experimente zum Nachweis planen sollten Sie sich ein Projektmanagement mit äußerst spezifisch auf ihre Ideen und Experimente zugeschnittenen Kriterien aufbauen. Sollten Sie bereits in die Entwicklung eines MVP eingestiegen sein ist es umso wichtiger die Kriterien messbar und terminiert aufzustellen, da sich hier die meisten Teams häufig verrennen und zu lange für ihre arbeiten benötigen und damit oft den finanziellen Rahmen sprengen.

Ein einfaches Tool um ihre Ziele SMART zu erstellen und auf die Erprobung neuer Geschäftsmodelle ausgerichtet ist unser eigenes mit Notion.so entwickelte Projektmanagement-Tool, welches sich aus mehreren Templates zusammensetzt. Der folgenden Abschnitt geht dabei auf ein einzelnes Template nur für Zielsetzung nach dem SMART-Kriterien ein.

Unser SMART Ziele Notion.so-Template zur Nachverfolgung

Smarte Ziele formulieren ist eine relativ einfache und schnelle Methode, um mit wenig Aufwand Ihre Mitarbeiter und sich selbst zu organisieren. Je größer Ihre Teams allerdings sind, desto schwieriger wird es die Kriterien zu formulieren und nach mehreren hunderten von SMART-Zielen noch den Überblick zu behalten. Hierfür haben wir unser Notion.so-Template -SMART Ziele- mit einer Datenbank Ihrer Ziele, Meeting-Vorlagen zur Reflektion der Ziele und Gant-Diagramm für die Übersichtlichkeit im aktiven Projektmanagement entwickelt.

Screenshot vom SMART Ziele - Notion.so-Template
Screenshot vom SMART Ziele - Notion.so-Template

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