Prozesslandkarte kurz und knapp
Lassen Sie uns also in die Welt der Prozesslandschaft eintauchen.
Definition Prozesslandkarte
Prozesslandkarten sind visuelle Darstellungen der Struktur eines Unternehmens. Sie zeigen Ihnen die internen Abläufe einer Organisation und stellen die Interaktionen dar, die innerhalb dieser Organisation stattfinden.
Auf diese Weise können sie Ihnen helfen zu verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Sie können sie nutzen, um Schwächen und Chancen zu erkennen. Darüber hinaus können Sie sie nutzen, um die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern und Bereiche zu identifizieren, in denen neue Produkte und Dienstleistungen entwickelt werden können.
Grundregeln der Prozesslandkarte
Prozesslandkarten sind ein hervorragendes Hilfsmittel zur Visualisierung von Prozessen. Es gibt jedoch einige Richtlinien, die Sie beachten müssen, wenn Sie eine nützliche und effektive Prozesslandkarte erstellen möchten:
Aufteilung der Prozesse in:
Kernprozesse (Wertschöpfungsprozess)
Steuerungsprozesse (Führungsprozesse oder Managementprozesse)
Unterstützungsprozesse (Supportprozesse)
Die Kundenbedürfnisse und -wünsche stellen den Startpunkt mit dem Ziel der maximalen Kundenzufriedenheit dar
Eine einheitliche Symbolverwendung, am besten mit einer Legende, ist für die Vergleichbarkeit unerlässlich
Darstellungsbeispiel
Warum Sie eine Prozesslandkarte erstellen sollten
Die Prozesslandkarte erfüllt grundsätzlich zwei Hauptzwecke. Zum einen dient sie der Visualisierung und Kommunikation der ablaufenden Aufgaben, Tätigkeiten und Prozessschritte. Zum anderen dient sie als Basis für die Weiterentwicklung des Unternehmens vom Geschäftsmodell bis hin zum einzelnen Handgriff in der Produktion. Somit dient die Prozesslandkarte als Entscheidungsgrundlage für verschiedenste Managementaufgaben.
Je nach Adressat und Optimierungsfall kann die Prozesslandkarte verschieden ausgeprägt sein und den Schwerpunkt für die Datenaufbereitung verschieben.
Prozessgeschwindigkeit
Mithilfe der Prozesslandschaft können Schwachstellen in den Abläufen erkannt werden und die Prozesse hinsichtlich der Durchlaufgeschwindigkeit erhöht werden. Damit wird in der Regel nicht nur die Zeit vom Auftrag, bis der Kunde das Produkt erhält und bezahlt verkürzt, sondern auch das benötigte Kapital verringert, da der Kapitalumschlag beschleunigt wird.
Ressourcenverbrauch
Außerdem hilft Ihnen die Prozesslandkarte zu erkennen, welche Ressourcen für die Umsetzung eines Prozesses benötigt werden und welche nicht unbedingt. Die Prozesslandkarte kann dazu verwendet werden, die Prozesse im Hinblick auf die benötigten Ressourcen zu optimieren. Auf diese Weise kann der gesamte Ressourcenverbrauch des Unternehmens gesenkt und damit die Kosten reduziert werden.
Tipp: Mit Hilfe des hypothesenbasierten Ansatzes aus dem Lean Startup können die einzelnen Prozesse sukzessive durch den Einsatz der Build-Measure-Learn-Loop verbessert werden.
Führungsrichtlinie
Darüber hinaus kann die Prozesslandkarte dazu verwendet werden, die Leistung des Managements zu verbessern, insbesondere wenn die Zielvereinbarungen an die Prozesslandkarte mit möglichen Verbesserungsoptionen verknüpft wird.
Außerdem ermöglicht es Ihnen, bessere Entscheidungen auf Basis von Prozessen und Daten, statt Bauchgefühl zu treffen und diese schneller umzusetzen.
Mitarbeiterkommunikation
Außerdem kann die Prozesslandschaft zur Verbesserung der Unternehmenskultur eingesetzt werden, indem Sie die Kommunikation mit Mitarbeitern und Interessengruppen erleichtert und jedem klar ist, wer mit wem kommunizieren muss, damit die Prozesse ungestört ablaufen.
Darüber hinaus können Prozesskarten dazu dienen, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Dies geschieht, indem ein Umfeld geschaffen wird, in welchem die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden und sie ermutigt werden, über die Zukunft nachzudenken und sie auffordert, Ideen selbst mit einzubringen. Dies kann mit Hilfe einer teambasierten Prozesslandkarte geschehen.
Onboarding
Ergänzend kann die Prozesslandkarte genutzt werden, um neue Mitarbeiter in die Prozesse einzuweisen.
Genauso können auch nach Änderung einzelner Prozesse, Umschulungsmaßnahmen gezielter erstellt, passend zu dem benötigten Prozesswissen, werden.
Stakeholder-Kommunikation
Je nach Adressaten bzw. Stakeholdern sowie Optimierungsziel kann die Prozesslandkarte verschieden ausgeprägt sein und damit der Schwerpunkt für die Datenaufbereitung verschoben und so je nach Kommunikationsbedarf angepasst werden.
Was gehört eigentlich in eine Prozesslandkarte
Bevor wir mit der Erstellung einer Prozesslandkarte starten können, müssen wir zuerst klären, was genau Prozesse sind und welche Prozessarten es überhaupt gibt.
Definition eines Prozesses
Ein Prozess ist die Summe der Aktivitäten bzw. Vorgänge eines Systems, die notwendig sind, um ein definiertes Ziel zu erreichen.
Prozesse können für den Fluss von Materialien für die Produktion, den Informationsfluss innerhalb einer Verwaltung, den Energiefluss für die Herstellung als auch für den Datenstrom innerhalb einer Software verwendet werden.
Grundlegend wird im Rahmen der Unternehmensoptimierung mit der Prozessanalyse der Wertschöpfungskette gestartet. Diese beinhalten dabei alle Prozesse, die für die Befriedigung der Kundenbedürfnisse benötigt werden.
Prozessarten
In der Darstellung der Prozesslandkarte wird in der Regel in die Prozessarten Kern-, Steuerungs- und Unterstützungsprozesse unterschieden. Ergänzend kommen je nach Komplexität noch auftragsbezogene Prozesse und Verbesserungsprozesse hinzu.
Kernprozesse
Der Kernprozess umfasst die gesamte Wertschöpfungskette und wird wegen dem Fokus auf die Befriedigung der Kundenbedürfnisse und dem Startpunkt bei den ersten Aktivitäten im Unternehmen auch als End-to-End-Prozess genannt. Er beinhaltet dabei alle Tätigkeiten, die zur Schaffung des eigentlichen Mehrwertes für den Kunden notwendig sind.
Steuerungsprozesse
Der Steuerungsprozess bzw. auch Führungsprozess beschreibt die Tätigkeiten, die zur Ausrichtung der Arbeitsschritte und Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens notwendig sind.
Sie bilden in der Regel die Informations- und den notwendigen Kommunikationsfluss ab. Dazu gehören alle Prozesse von der Entwicklung des Leitbildes mit dem Vision und Mission Statement, der geschaffenen Unternehmenskultur und den Führungsstilen.
Unterstützungsprozesse
Bei sehr hoher Komplexität oder schwer zuordenbaren Prozessen kann auch eine weitere Kategorie, die auftragsbezogenen Prozesse, eingeführt werden. Diese Art umfasst alle Prozesse, die sehr nahe an der eigentlichen Wertschöpfungskette sind, wie alle Tätigkeiten aus den Bereichen Entwicklung, Kundenmanagement, Logistik oder Beschaffung.
Auftragsbezogene Prozesse
Zur Dokumentation und Aufbereitung empfehlen wir den Einsatz einer tabellarischen Version der Five Forces. Mithilfe unseres Notion.so Templates können Sie ihre gesammelten Informationen schnell und praktisch aufbereiten, sowie alle anderen Darstellungsformen, je nach Anwendungsfall, ableiten.
Verbesserungsprozesse
Damit Unternehmen langfristig überleben und wettbewerbsfähig bleiben, müssen Sie sich weiterentwickeln und sich ständig verbessern. Mit Hilfe der Verbesserungsprozesse können iterative Optimierungen initialisiert und umgesetzt werden.
Tipp: Um dies möglichst zielführend und effizient durchzuführen, ist eine Informations- und Datenerfassung notwendig, sowie regelmäßige Ideengenerierung für Verbesserungsvorschläge.
Prozessketten
Für die Prozesslandschaft ist nicht nur die übergeordnete Struktur wichtig, sondern auch die Verbindung zwischen den einzelnen Tätigkeiten, sodass diese miteinander verknüpft werden und so eine Prozesskette bilden.
Elemente der Prozesslandkarte
Grundlegend haben sich im Laufe der Zeit mehrere Arten entwickelt, Prozesse darzustellen. Die etablierteste Form für Flussdiagramme ist die nach DIN 66001. Für Business Prozesse wird allerdings die BPMN 2.0 (Business Process Model & Notation) angewendet. Die Liste der Symbole zu den Business-Themen umfasst mehr als 100 Objekte, weshalb wir hier nur auf die wichtigsten eingehen, die für 80% aller Prozesslandkarten ausreichen.
Wie man eine Prozesslandkarte für effizientes Prozessmanagement erstellt
Die Erstellung einer Prozesslandkarte erfolgt in fünf Schritten.
Vorbereitungsschritt 1: Prozesse sammeln
Bevor Sie starten die eigentliche Prozesslandkarte zu entwickeln, sollten Sie eine Sammlung aller Ihnen bereits bekannten Prozessschritte anfertigen. Hierfür führen Sie am besten mit Ihrem Führungsteam ein Brainstorming durch. Anschließend sollten Sie ein Affinitätsdiagramm anfertigen, mit der Einteilung der unterschiedlichen Prozessarten, und dort die gesammelten Prozesse zuordnen.
Vorbereitungsschritt 2: Prozesse ordnen
Als letzten Vorbereitungsschritt sollten Sie dann gemeinsam in der Managementgruppe eine Prozesskarte für jeden dieser Prozesse mit folgenden Informationen anfertigen:
Name
Zuordnung zu den Prozessarten
Festlegung der Prozessverantwortlichkeiten
Zugeordnete Abteilung
Funktion
Einflussfaktoren
Vorgelagerte Prozesse
Nachgelagerte Prozesse
Input
Output
Normen für die Prozessdurchführung
Um hier den Überblick zu behalten, haben wir ein kleines Notion.so Tool entwickelt, welches Sie hier runterladen können.
Schritt 3: Prozesse visualisieren
Ordnen Sie auf einem Whiteboard oder einem freien Canvas die Prozesse in ihrer Reihenfolge und Abhängigkeit an. Nutzen Sie hierfür die vorbereiteten Prozesskarten, auf denen die notwendigen Informationen und Verknüpfungen stehen.
Ordnen Sie als nächstes jedem Prozessschritt das entsprechende Symbol aus dem BPMN 2.0 Framework zu und ergänzen die so entstandene Rohfassung, um die notwendigen Informationen für die Durchführung.
Tipp: Als Hilfestellung können Sie unsere Infografik als Poster ausdrucken. So haben Sie stets die passenden Symbole sichtbar in Ihrem Workshop griffbereit.
Schritt 4: Dokumentation
Für einige Zertifizierungen sind Prozesslandkarten dringend Voraussetzung für ein effektives Prozessmanagement, weshalb die aufgestellten Prozesslandschaften entsprechend ordentlich dokumentiert werden müssen.
Zu diesen Normen zählen unter anderem die ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 50001 (Energiemanagement) oder auch die ISO 14001 (Umweltmanagementsystem).
Schritt 5: Reflektion und Diskussion
An dieser Stelle beginnt die eigentliche Arbeit mit der Prozesslandkarte, nämlich als Bestandteil von kontinuierlichen Verbesserungsprozessen im Unternehmen. Sobald Sie für alle Unternehmensprozesse Ihre Prozesskarten erstellt haben, sollten Sie ihr Management daran ausrichten und regelmäßig die Prozesse hinterfragen und nach Verbesserungspotenzialen suchen.
Tipps für die Erstellung einer Prozesslandkarte in Ihrem Unternehmen
Die Erstellung einer Prozesslandkarte ist grundsätzlich einfach und für jedermann umsetzbar, allerdings können sich schnell einige Fehler einschleichen bzw. nicht das Maximum an Möglichkeiten und Optimierungspotenziale abgeleitet werden, weshalb wir Ihnen noch einige Tipps mit an die Hand geben wollen.
Geschäftsmodelle abbilden
Die Prozesskarte sollte das gesamte Geschäftsmodell des Unternehmens aus Perspektive der notwendigen Prozesse und Aufgaben darstellen und möglichst einfach für Außenstehende verständlich sein.
Eine gute Prozesslandkarte verschafft Ihnen also einen klaren Überblick über Ihr Unternehmen und zeigt, wo die Wertschöpfung Ihres Unternehmens stattfindet, wie Sie ihre Einnahmen generieren und an welchen Punkten Ihre Kosten entstehen.
Sie können mit so einer aufbereiteten Prozesslandkarte auch feststellen, ob Ihre Prozesse mit den Grundwerten, Zielen und der Mission sowie Vision Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Durch die so aufbereitete Prozesskarte, sind Sie auch gleich besser auf Fragen von externen Stakeholdern, wie Investoren oder Banken sowie Beratern, vorbereitet.
Hinweis: Ergänzend kann auch die Prozesslandkarte um den Faktor der Evolution erweitert und eine Wardley Map erstellt werden, um eine bessere Strategieableitung zu ermöglichen. Mehr dazu weiter unten.
Zusammenhängende Kernprozessketten
Versuchen Sie die komplette Wertschöpfungskette abzubilden, inklusive aller parallel ablaufender Prozesse. Auch wenn dies auf den ersten Blick kontraproduktiv erscheint, da so die Komplexität einer solchen Prozesslandkarte sehr groß ist, ermöglicht auch dies die komplette Analyse und Darstellung der Zusammenhänge. Achten Sie besonders darauf, auch abteilungsübergreifende Prozesse mit den entsprechenden Schnittstellen darzustellen.
Reduzieren
Nachdem Sie eine komplette Prozesslandkarte haben, sollten Sie für die Abschnittsanalysen mehrere Karten auf eine überschaubare Anzahl von Elementen reduzieren und ggf. Teilprozesse zu einem Übergeordneten zusammenfügen.
Versuchen Sie sich also auf maximal 6 Elemente pro Prozessart zu beschränken!
Bezeichnen der Prozesse
Wenn jede Abteilung nur ihre eigenen Teilprozesse optimiert, nicht aber den abteilungsübergreifenden Gesamtprozess, hat dies im schlimmsten Fall negative Folgen für das gesamte Unternehmen. Deshalb sollten Sie immer darauf achten, dass die einzelnen Prozesse nicht nach den Abteilungen benannt, sondern nach den eigentlichen Aktionen, die durchgeführt werden.
Feedback
Nutzen Sie die kollektive Schwarmintelligenz aller Mitarbeiter Ihres Unternehmens und holen sich regelmäßig Feedback zu Ihrer Prozesskette ein. Gerade da jeder einzelne Mitarbeiter, der an einem Prozessschritt direkt arbeitet, das tiefste Verständnis für genau diesen Punkt hat, ist deren Erfahrung und Know-How für die Weiterentwicklung des Unternehmens hilfreich.
Erweiterung der Prozesslandkarten um das Wardley Mapping
Sobald auf Basis von Prozessen und dem dazugehörigen Prozessmanagement strategische Entscheidungen abgeleitet werden sollen, ist eine weitere Perspektive, nämlich der Weiterentwicklungspotenziale und Flaschenhälse, in dem aktuellen Prozess wichtig. Diese bringt die Wardley Map mit sich, bei der jeder einzelne Prozessschritt nach seinem Evolutionsstand eingeordnet wird.
Durch die Positionierung in der Wardley Map kann so der Status Quo mit möglichen Verbesserungen verglichen und so einzelne Optimierungsmaßnahmen auf deren Wirkung vor der eigentlichen Umsetzung analysiert werden.
Auch mögliche Entwicklungsbarrieren oder die eigenen Stärken und Schwächen (SWOT) oder die der Konkurrenz können in Kombination von der Wardley Map und einer Konkurrenzanalyse der Prozesse abgeleitet werden.
