Was bringt ein Affinitätsdiagramm
Ein Affinitätsdiagramm (Affinity diagrams) oder auch Affinitätskarte (engl. Affinity Map) genannt, ist eine einfache und sehr flexible Methode, um Informationen und Ideen zu einem speziellen Thema zu strukturieren.
Die wichtigsten Gründe, warum Sie in Ihrem Unternehmen Affinitätsdiagramme nach der Generierung von Ideen nach dem Brainstorming nutzen sollten, sind die folgenden:
- Unterstützt die Erforschung und Generierung von Innovationen.
- Hilft Teams, einen Konsens über die wichtigsten Punkte des Themas zu finden.
- Das Strukturieren der Ideen erzeugt wichtige und nützliche Diskussionen, die Ihr Unternehmen weiterbringt
- Fördert die Fähigkeit zum kritischen Denken und Hinterfragen von Situationen
- Ermöglicht das Einbeziehen jedes Teammitgliedes und erhöht damit die Identifizierung mit dem Thema
- Macht die Zusammenhänge über die Grenzen des Teams hinaus leichter verständlich und kommunizierbar für alle Teammitglieder
Grenzen des Affinititätsdiagramms
Die Verwendung der Technik von Affinitätsdiagrammen hat allerdings auch seine Grenzen. Gerade wenn die Anzahl der Daten und Ressourcen oder die Ideen eines Brainstormings zu groß werden, sind erfahrene Moderatoren notwendig, damit das Team sich nicht verzettelt und ein gutes greifbares Cluster erstellt werden kann. Darüber hinaus wächst der Zeitaufwand auch proportional zur Menge der Daten, um Affinitäts-Karten der Daten zu erstellen.
Hinweis: Wenn Sie ein Affinitätsdiagramm als Tool für Ihr nächstes Meeting nutzen wollen, sollten Sie wissen, dass Sie mit der Größe der gewählten Post-it-Zettel den Verlauf der Gespräche mitgestalten können. Sehr kleine Zettel führen dazu, dass ein Briefing oder eine Erklärung für die Zettel notwendig werden. Aufgrund der Erklärungen steigt der Zeitbedarf exorbitant an. Allerdings ist das Verständnis der Leute für die einzelnen Ideen oder Vorschläge tiefer, da Erklärungen vorhanden sind.
Warum das Affinitätsdiagramm auch KJ-Methode genannt wird
Das Affinitätsdiagramm wurde das erste Mal von Jiro Kawakita entwickelt und ist auch unter dem Namen KJ-Methode Teil der japanischen Qualitätsbewegung und ein Teil der „Sieben Management und Planungstools“. Weitere Bekanntheit erhielt die Technik des Affinitätsdiagramms durch das Buch „Understanding your Users“ von Katherine Courage und Kathy Baxter.
Die 7 Management- und Planungstools
- Affinitätsdiagramm
- Relationendiagramm
- Baumdiagramm
- Matrixdiagramm
- Portfolio-Analyse
- Problementscheidungsplan
- Netzplan
Anleitung zum Sortieren Ihrer Ideen
Voraussetzung
Teammitglieder haben tiefgreifendes Wissen über das Problem oder einen bekannten Lösungsansatz und können ihre Ideen oder Informationen möglichst genau beschreiben. Idealerweise ist das Team interdisziplinär aufgebaut und es können verschiedene Blickwinkel bei der Erstellung des Affinitätsdiagramms berücksichtigt werden.
Es gelten im Allgemeinen die selben Regeln wie beim klassischen Brainstorming. Insbesondere die Regel, dass alle Fakten, Gedanken und Informationen wichtig sind und es keine falschen Stichpunkte oder Meinungen gibt.
Tipp: Finden Sie im Team eine Person, die für die Einhaltung der Regeln verantwortlich ist und für Ordnung sorgt.
Schritt 1: Fragestellung visualisieren
Schreiben Sie auf ein Whiteboard oder ein Blatt Flipchart-Papier eine Frage, auf die die Gruppenmitglieder antworten sollen und zeichnen Sie dazu ein passendes Bild (auch wenn Sie nicht zeichnen können, regen Sie so die Kreativität der Teilnehmer an).
Tipp: Wenden Sie die Methode an, wenn Sie davon ausgehen, dass die Teilnehmer Ihres Workshops oder Projektes mindestens 20 Ideen generieren können. Affinitätsdiagramme werden genutzt, um Komplexität zu reduzieren und Verbindungen darzustellen. Dafür ist es notwendig, dass ausreichend Ideen oder Vorschläge vorhanden sind.
Schritt 2: schrifltiche Ideen sammeln
Geben Sie jedem Teilnehmer 10 Minuten Zeit, um die Frage auf Klebezetteln kurz zu beantworten und eine Idee zu skizzieren.
Für diesen Schritt der Ideenfindung sollten alle in Stille arbeiten und ihre eigenen Ideen niederschreiben. Dies ist quasi eine schriftliche Brainstorming Sitzung.
Tipp: Wenn Ihre Gruppe kleiner als vier Personen ist, verwenden Sie einfach Karteikarten auf einem Tisch und fotografieren ihr Ergebnis. Führen Sie diesen Teil des Prozesses in aller Ruhe durch.
Schritt 3: unsortiert anpinnen
Nehmen Sie die Ideen aus der Gruppe und hängen Sie sie auf einer für alle sichtbaren Fläche auf und stellen Sie sicher, dass diese freizugänglich für alle aus der oder den Gruppen sind.
Schritt 4: Gruppieren
Besprechen Sie die Ideen mit der Gruppe und sortieren diese anhand der Hinweise der Leute nach der Verbindung bzw. Beziehungen untereinander.
Wichtig: Beziehen Sie die Gruppe als Moderator so weit wie möglich in den Prozess ein und helfen Sie mit Fragestellungen bei der Eingruppierung, falls die Gruppe keine eigenen Lösungen zur Positionierung der Ideen findet.
Schritt 5: Sonstiges oder Ideenparkplatz
Für Ideen, die nicht einfach und schnell in eine Kategorie passen, kann in der Nähe Ihres Affinitätsdiagramms ein Ideenparkplatz für alle doppelten oder sonstigen nicht gruppierbaren Ideen eingerichtet werden.
Wichtig: Werfen Sie keine Haftnotizen weg, nur weil sie bereits vertreten sind. Es ist hilfreich für die Gruppe zu wissen, wie viele Leute das Gleiche denken.
Tipp: Versuchen Sie die Mitglieder dazu zu bewegen, für die Ideen keine Oberkategorie zu suchen, sondern versuchen Sie sich auf die Verbindungen der Ideen untereinander zu konzentrieren. Somit bekommen Sie als Team ein tieferes Verständnis für die Zusammenhänge.
Schritt 6: Gruppennamen
Wenn der Inhalt sortiert ist, können Sie die Gruppe bitten, Kategorien vorzuschlagen, die den von Ihnen erstellten Spalten entsprechen und die Kategorien, auf die sie sich einigen, oben in die Spalte zu schreiben, wie Überschriften.
Falls Sie sich für Cluster in Ihrer Affinity Map, statt für Spalten in der Sortierung geeinigt haben, können Sie auch eine Kategoriebezeichnung zu diesen Clustern schreiben.
Tipp: Verfallen Sie nicht in zu lange Diskussionen für die Kategoriebezeichnungen. Im Zweifelsfall schreiben Sie beide gedachten Namen auf und beschäftigen sich in einem späteren Design Thinking Prozess mit den Ursachen für die unterschiedlichen Bezeichnungen in Ihrem Affinitätsdiagramm.
Zusatzschritt 7: Neu sortieren lassen
Optional können Sie nachdem Sie die Sortierung durchgeführt haben, ein Foto von Ihren Ergebnissen machen und alle Zettel noch einmal abnehmen und nach neuen Beziehungen sortieren lassen. Da meist im ersten Durchgang die offensichtlichen Beziehungen zur Grundlage genommen werden, kann durch einen zweiten und bei einem Projekt mit sehr hoher Komplexität auch ein dritter Durchgang, noch verborgene Beziehungen aufdecken. Diese geben Ihnen ein zusätzliches Verständnis der Fakten, Informationen und führen damit zu Lösungen, die bisher keiner Ihrer Konkurrenten vor Ihnen entdeckt hat. An diesem Punkt kann ein Übergang zu Methoden der Blue Oceans Strategie noch eine Möglichkeit für Erfolg und Innovation bieten.
Hinweise für die Erstellung der Affinitätsdiagramme
Je nuancierter die Beziehungen zwischen den Informationen sind, desto mehr muss ein Moderator in den Prozess eingreifen. Je komplexer das Thema ist, desto wichtiger wird es die Struktur zwischen den Beziehungen klarer herauszuarbeiten. Aussagen verlieren leider ihre Genauigkeit, umso mehr Beziehungen erkennbar sind. Des Weiteren wird auch die Analyse schwieriger. Deshalb sollten Sie versuchen als Ressourcen so klare Informationen wie möglich auf die Kärtchen schreiben zu lassen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit die Gruppierungen zu diskutieren. Erstellen Sie notfalls nicht nur eine Affiniäts-Karte sondern auch mehrere Karten, um mehrere Ebenen der Beziehungen darzustellen.
Affinitätsdiagramm im Rahmen des Design Thinkings
Ein Affinitätsdiagramm hilft bei vielen Punkten der Problem- sowie auch der Lösungsanalyse.
Verstehen
Gerade zu Beginn des Design Prozesses wird das Affinitätsdiagramm genutzt, um viele Informationen aus verschiedenen Perspektiven zusammenzutragen und anschließend in einem Cluster darzustellen, welches von jedem im Team schnell und einfach verstanden werden kann.
Ideen finden
Mit Affinitätsdiagrammen können verschiedene Ideen nach der ersten Runde im Ideationprozess strukturiert werden. Oft entstehen hiernach neue Ideen, sobald die ersten Verknüpfungen erzeugt wurden. Nutzen Sie das selbe oder ein anderes Tool für die Ideenfindung, um noch mehr aus dem Prozess herauszuholen.
Brainstorming
Für das Brainstorming sind Affinitätsdigramme prädestiniert als Ergänzungsmethode. Da bei beiden Methoden die selben Regeln gelten. Darüber hinaus ist das Ergebnis des Brainstormings mit den kurzen Ideen auf mehreren Zetteln, die Basis für die Arbeit mit dem Affinitätsdiagramm.
