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Benchmarking – Ein Leitfaden für das Benchmarking Ihres Unternehmens

Benchmarking ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens, vor allem eines, das wächst. Es ist ein einfaches Konzept, das aber von vielen Unternehmern oft übersehen wird. Benchmarking hilft Unternehmen zu erkennen, wo sie derzeit stehen und wo sie hinwollen. Durch den Vergleich dieser Informationen können Sie schnell Probleme oder Chancen erkennen, die dazu führen könnten, dass Ihr Unternehmen hinter seinen Konkurrenten zurückbleibt. In diesem Beitrag erklären wir, was Benchmarking ist, wie man es durchführt und was die Ergebnisse für Ihr Unternehmen bedeuten können. 
Inhalt

Benchmarking kurz und knapp

Das Benchmarking wird von Unternehmen eingesetzt, um sich entweder mit der eigenen Zielsetzung oder der Konkurrenz zu vergleichen.

Benchmarking Definition

Das Benchmarking ist eine Art der Betriebsanalyse, bei dem sich nicht hauptsächlich auf das eigene Unternehmen konzentriert wird, sondern die Leistungen, Produkte, Prozesse, Einnahmen und vieles mehr jeweils mit den besten Wettbewerbern der eigenen Branche oder angrenzenden Bereichen ständig verglichen wird.

Den Benchmark (Vergleichswert) setzt dabei jeweils das beste Unternehmen, Best Practice Beispiel oder auch das eigene Unternehmen vor einer bestimmten Zeit oder einer anderen Abteilung mit ähnlichen Prozessen.

Kennzahlen als Benchmark

Damit die einzelnen Produkte und Prozesse vergleichbar werden, benötigt man eine qualitative Kenngröße in Form einer Kennzahl, die sowohl im eignen Unternehmen gemessen werden kann, als auch im Vergleichsunternehmen.

Hinweis: Als Benchmark werden oftmals Key Performance Indikatoren (KPI) für einzelne Produkte oder Prozesse herangezogen, um so ein metrisches Benchmarking zu ermöglichen. Als Kennzahlen basiertes Benchmarking können auch einzelne Objectives im OKR-Framework erzeugt werden, sowie die Key Results in Anlehnung an das KPI-Framework. So werden automatisch regelmäßige Auseinandersetzungen mit den Benchmarks auch in der Unternehmenskulter etabliert. 

Warum sollten Sie eigentlich Benchmarking in Ihrem Unternehmen betreiben?

Wie jeder Prozess weist auch das Benchmarking einige Vorteile auf, kann aber bei übertriebenem Einsatz auch negative Folgen für Ihr Unternehmen haben. Welche das sind und worauf Sie bei der Etablierung von Benchmarking in Ihrem Unternehmen achten müssen, beschreiben wir in den folgenden Abschnitten.

Vorteile des Benchmarkings

Ein strategisch effektiv eingesetztes Benchmarking ermöglicht dabei als Vorteil nicht nur das eigene Unternehmen zu verstehen und Schwachpunkte in den Prozessen zu identifizieren, sondern kann auch als Basis für die Zielvereinbarung genutzt werden. 

Darüber hinaus hilft Ihnen das Benchmarking, Bereiche Ihres Unternehmens zu identifizieren, die unter- oder überdurchschnittlich erfolgreich sind und daher verbessert werden können. Sie können die Ergebnisse zur Planung Ihrer eigenen Marketingstrategie oder zur Anpassung Ihres Geschäftsmodells nutzen.

Wettbewerbs- & Branchenanalyse

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das Benchmarking nicht nur einen Startpunk für eine Analyse der Stärken und Schwächen (SWOT-Analyse) Ihres eigenen Unternehmens, sondern auch die Stärken und Schwächen Ihrer Konkurrenten zu ermitteln. Sie können die so gesammelten Informationen nutzen, um Ihre eigene Strategie an die Strategien Ihrer Konkurrenten anzupassen. Dabei können Sie mithilfe des Benchmarking feststellen, auf welche Bereiche der Wertschöpfungskette Ihres Unternehmen Sie sich am besten konzentrieren sollten und in welchen Bereichen Sie Veränderungen vornehmen müssen. 

Hinweis: Ergänzend können zur Branchenstrukturanalyse auch die Tools der Porters Five Forces oder das komplexere Werkzeug des Wardley Mappings hinzugezogen werden.

Leistungen regelmäßig bewerten

Außerdem können Sie mit Benchmarking die eigenen Leistungen des gesamten Unternehmens, von Abteilungen oder einzelner Mitarbeiter mit denen Ihrer Konkurrenten vergleichen. 

Hinweis: Indem Sie ein Dashboard für Ihr Benchmarking einsetzen, kann die Effizienz jederzeit überwacht und analysiert werden. 

Verbesserungspotentiale erkennen

Die auf diese Weise gesammelten Vergleichsdaten können Sie nutzen, um Optionen für die Optimierung Ihrer eigenen Leistung zu finden und so genau wissen, welche Prozessschritte Sie verbessern sollten oder Ihre Strategie komplett anpassen müssen.

Planung und Zielsetzung

Mithilfe des Benchmarking Prozesses können Sie darüber hinaus auch die Grundlage für anstehende Zielsetzungen und Planungen in Ihrem Unternehmen legen, um so den einzelnen Teams nur erreichbare Ziele zu geben.  

Hinweis: Nutzen Sie das Benchmarking als Grundlage, um erreichbare Objectives zu formulieren.

Förderung der Eigenverantwortung

Indem Sie das Benchmarking in Kombination mit der OKR-Methode nutzen und die Ziele der Mitarbeiter somit an denen des Unternehmens ausrichten, können Sie die Eigenverantwortung der Mitarbeiter erhöhen, indem Sie ihnen die Wege zur Erfüllung der OKR oder Ihrer spezifischen KPIs offen halten. 

Tipp: Nutzen Sie das Benchmarking in der Reflexion dazu Ihre Mitarbeiter zu loben, wie weit Sie bereits gekommen sind, um ihr Unternehmen nach vorn zu bringen.

Nachteile vom Benchmarking

Das Benchmarking kann aber auch zu schwierigen Situationen in Ihrem Unternehmen führen, wenn z. B. durch die gesetzten Benchmarks der Fokus Ihrer Mitarbeiter auf die „falschen“ Tätigkeiten gelenkt und somit wichtige Teilprozesse für andere Bereiche vernachlässigt werden. Durch zu hoch definierte Benchmarks, können aber auch Frustration erzeugt werden, wenn die Vergleichswerte gefühlt unerreichbar sind.

Um diese Risiken beim Einsatz vom Benchmarking zu vermeiden, sollten Sie die einzelnen Benchmarks hinterfragen und die folgenden Aspekte bei der Definition beachten.

  • Sind die ausgewählten Vergleichswerte sinnvoll und führen zur Verbesserung?
  • Sind die Benchmarks verständlich und führen nicht zu Fehlinterpretationen oder Falschentscheidungen?
  • Läuft der Benchmarking-Prozess für alle fair ab und fühlt sich niemand übergangen oder zu stark unter Druck gesetzt, sodass die Leistungsfähigkeit abnimmt?

Welche Benchmarking-Typen existieren?

Je nachdem wie das Benchmarking eingesetzt werden soll und wo der Bezugspunkt liegt, unterscheidet man in die folgenden Benchmarking-Typen:

Internes Benchmarking

Das interne Benchmarking bezieht sich auf vergleichbare Aktivitäten im eigenen Unternehmen z. B. in einer anderen Abteilung oder im Vergleich zur Vergangenheit sowie zu anderen Mitarbeitern in der eigenen Abteilung.  

Funktionales Benchmarking

Beim funktionalen Benchmarking findet sich der Vergleich mit anderen Unternehmen der selben Branche allerdings in unterschiedlichen Teilmärkten.

Externes Benchmarking

Findet der Vergleich mit einem Konkurrenten der eigenen Branche im selben Markt statt, spricht man von externem Benchmarking.

Competitive Benchmarking

Das competitive Benchmarking ist eine Unterform des externen Benchmarkings, bei dem das eigene Produkt oder die eigenen Dienstleistungen gegen die eines expliziten Wettbewerbers antritt.

Best Practice Benchmarking 

Wird als Vergleichsgrundlage ein anderes Unternehmen außerhalb der eigenen Branche gewählt, bei dem ähnliche Prozesse weit besser stattfinden, wird von Best Practice Benchmarking gesprochen.

So läuft der Benchmarking-Prozess ab

Um betriebswirtschaftliche Benchmark-Prozesse als Vergleichsmaßstab in die Praxis zu übertragen und damit Orientierung für Verbesserungsmöglichkeiten zu schaffen, hilft das folgende Schritt-für-Schritt-Vorgehen.

Prozess Benchmarking als Kreislauf
Prozess Benchmarking als Kreislauf

1. Schritt: Planung Teil 1 -  Das Was definieren

Im ersten Schritt ist es wichtig herauszufinden, welche Benchmarks eigentlich gesetzt werden sollen. Dabei sollten Sie das Warum und das Was als Vergleichsgrundlage und die Kennzahl festlegen und definieren, auf welche Kategorie sich die Benchmarking-Methoden beziehen sollen.  

Produktion

Beim Produktions-Benchmarking werden die Leistungsfähigkeiten der Produktionsmaschinen und Anlagen bzw. Kapazitätspotenziale als Kenngröße definiert und somit die Effizienz der eigenen Produktion mit der der Konkurrenz verglichen. 

Tipp: Schauen Sie sich die gesamte Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens an, um die Engpässe zu identifizieren, deren Verbesserung durch den Vergleich angestrebt werden.

Produkte

Mit dem Produkt-Benchmarking können Sie die Wettbewerbsfähigkeit der Produkte und Dienstleistungen aus Ihrer Branche miteinander vergleichen. Das Ziel ist dabei meist entweder das Maß an Produktverbesserung und -überlegenheit zu eröhen oder eine Kostensenkung anzustreben. 

Prozesse

Durch das Benchmarken einzelner Prozesse werden die unternehmensweiten oder abteilungsspezifischen Arbeitsschritte auf die Wettbewerbsfähigkeit untersucht. Durch den Vergleich kann festgestellt werden, welche der eigenen Prozesse optimiert oder gar komplett neu aufgesetzt werden müssen, um die eigene Wertschöpfung zu verbessern. 

Performance

Mit Hilfe des Performance-Benchmarking können einzelne Leistungsparameter in Form von Kennzahlen von übergeordneten Strukturen oder einzelner Personen miteinander verglichen werden. Als Bezugspunkt dienen meist Best Practice Beispiele aus der eigenen Branche oder angrenzenden Wirtschaftszweigen.

Strategie

Das Strategie-Benchmarking bezieht sich auf den Leistungsvergleich der von verschiedenen Unternehmen in der Branche eingesetzten Marktstrategien, wie z.B. der Marktdurchdringung, Marktexpansion oder Diversifikation. So wird auch ersichtlich, welche Strategie Sie und idealerweise wechseln sollten, um so mehr Marktanteile zu gewinnen oder gar ganz neue Märkte zu erobern, wie zum Beispiel im Rahmen der Blue Oceans Strategie

Innovationen

Innovations-Benchmarking beschreibt die Effizient bei der Entwicklung neuer Ideen und Umsetzung dieser in betriebswirtschaftlich funktionierende Geschäftsmodelle. Die Vorgehensweise unterscheidet sich oft im Vergleich zu den anderen Benchmark-Arten, da hier als Basis für den Vergleich sowohl die Bedürfnisse der Kunden als auch zukünftige Entwicklungen einbezogen werden müssen, genauso wie die Effektivität im Testing und Validierung von Annahmen nach dem Lean Startup Ansatz

2. Schritt: Planung Teil 2 - Wer soll gebenchmarkt werden?

Nachdem Sie definiert haben, welchen Bezugspunkt Sie mit dem Benchmarking vergleichen sollen und zu welchem Zweck, müssen Sie festlegen wer, also welche Person oder welche Abteilung, genau mit wem verglichen werden soll.

Die Schwierigkeit an diesem Schritt liegt oft darin herauszuarbeiten, ob die Personen oder Abteilungen überhaupt die Möglichkeiten haben – im Sinne von Entscheidungsbefugnissen oder Ressourcen – um dem Vergleich gerecht zu werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich auch die Risiken mit der Erfassung dieses Benchmarks und der verantwortlichen Person zu diskutieren. 

3. Schritt: Datenerhebung

Als nächstes müssen Sie entscheiden, wie und welche Daten Sie erheben müssen, damit Sie eine messbare Kenngröße (Benchmark) erhalten. 

Zu diesem Zweck müssen Sie hinterfragen, wie Sie die Daten überhaupt erheben können. Im eigenen Unternehmen scheint das oft recht einfach. Meist wird ein Verantwortlicher ernannt, der für die Datenaufnahme zuständig ist. Allerdings birgt das die Gefahr der Manipulation, da oft die Person deren Leistungsbewertung an die Kenngröße geknöpft ist als Verantwortlicher dazu ernannt. Zusätzlich kann auch schnell der Fokus durch andere Aufgaben übertragen von den Führungskräften geändert werden und der eigentliche Benchmark wird nicht mehr erhoben. Aus diesen Gründen empfiehlt es sich auch beim internen Benchmarking auf automatische Erhebungen zu setzen oder die Ermittlung an eine Kontrollinstanz zu übergeben. 

Noch schwieriger kann die Erhebung bei externen Datengrundlagen werden, weshalb die Auswahl des Best Practice Vergleichs oft auch an den zur Verfügung stehenden Daten darüber scheitert. 

Tipp 1: Ab und An können auch Abschätzungen reichen, falls das Benchmarking hauptsächlich als Motivationsgrundlage eingeführt wurde. Oft ist dann allerdings immer noch eine sinnvolle und nachvollziehbare Herleitung notwendig.

Tipp 2: Wenn die Beschaffung von Vergleichsdaten aufgrund der Wettbewerbssituation schwierig ist, hilft es oft die Geschäftsberichte zu analysieren oder bei Verbänden und den Kammern anzufragen. Oftmals erheben allerdings auch verschiedene große Beratungsfirmen Branchenstudien, die als Datenbasis dienen können. 

4. Schritt: Analyse

Anschließend sollten die vorher festgelegten und gesammelten Daten auf strukturierte Weise analysiert werden. Es ist dabei ratsam, für die Analyse ein standardisiertes Vorgehen zu entwickeln, damit Fehlinterpretationen der Ergebnisse vermieden werden.

Versuchen Sie aus den eigenen Daten und den Ihrer Konkurrenz, die Prozesse und Strategien herauszufinden und gegenüberzustellen. Wichtig dabei ist explizit darauf zu achten, bei welchem Prozessschritt genau Ihre Konkurrenz besser ist und wo das Bottleneck bei Ihnen und Ihrem Team liegt. 

Die Analyseergebnisse sollten in einer klaren und verständlichen Weise aufbereitet und präsentiert werden. Die Analyseergebnisse sollten auf transparente Weise diskutiert werden und die Schlussfolgerungen sollten explizit von allen am Prozess Beteiligten gemacht werden können.  

Leiten Sie aus der Analyse einen Maßnahmenkatalog mit fest definierten Meilensteinen und To-Dos ab, sowie entsprechend Deadlines für die Umsetzung. Legen Sie in diesem Rahmen auch gleich fest, wann die nächste Datenerhebung und Analyse stattfinden soll.

5. Schritt: Umsetzung

Schlussendlich sollten die geplanten Maßnahmen auch aktiv umgesetzt werden. Hierfür sollten Sie bestimmen, wie viel Aufwand für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen erforderlich ist und wie oft diese wiederholt werden müssen. Einige Maßnahmen sollten explizit einzeln umgesetzt werden, während andere auch in Kombination umgesetzt werden können.

Sie sollten die Maßnahmen überwachen und bewerten, um sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. 

Hinweis: Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass viele Maßnahmen erst eine gewisse Zeit brauchen, bis sie sich in den Daten niederschlagen. So kann zum Beispiel bei einem SEO-Prozess im Marketing zwar die Contentqualität erhöht werden aber die damit verbundenen Verbesserungen im Ranking der Suchmaschinen zeigt sich erst mit einer Verzögerung von 3-6 Monaten. Diese Verzögerung macht die Zuordnung der Veränderungen in Ihrem Benchmark auf einzelne Maßnahmen oft schwer und kann auch schnell zu Fehlinterpretationen im Management führen. Daher gilt: Je länger die Zeit zwischen Maßnahmen und deren Wirkung ist, desto wichtiger ist eine sorgfältige Dokumentation, um die Ergebnisse Ihrer Tests zu analysieren. Nutzen Sie hierfür z.B. unsere Lean Startup Notion.so-Template für die ressourcenschonende Optimierung von Prozessen. 

Testkartenvorlage aus unserem Lean Startup-Template für Notion.so
Testkartenvorlage aus unserem Lean Startup-Template für Notion.so
Lernkartenvorlage aus unserem Lean Startup-Template für Notion.so
Lernkartenvorlage aus unserem Lean Startup-Template für Notion.so

Benchmarking-Vergleich im Aufbau neuer Geschäftsbereiche und Startups

Beim Aufbau von neuen Geschäftsbereichen und Startups sorgt das Benchmarking dafür, herauszufinden, ob die aufgesetzten Prozesse bereits wirtschaftlich sind oder wirklich neue Mehrwerte reproduzierbar erzeugt werden können. 

Allerdings kann das Benchmarking auch noch weit früher eingesetzt werden z. B. bei der Entwicklung von neuen Ideen. 

Design Thinking

Beim Benchmarking im Design Thinking Prozess sollte das Best Practice oder das competitive Benchmarking genutzt werden, um für die entwickelten Prototypen ein qualitatives Entscheidungskriterium zu entwickeln. Der Benchmark muss dabei nicht gleich von einem Prototypen erreicht werden, sollte aber in der selben Größenordnung liegen, damit eine Weiterentwicklung auch zu einer wirtschaftlichen Tragfähigkeit des Geschäftsmodells führen kann.  

Grafik zum Design Thinking - Mikroprozess
Mikroprozess im Design Thinking

Business Model Design

Im Rahmen der Entwicklung von Geschäftsmodellen (z.B. mit dem Business Model Canvas) wird das Benchmarking verwendet, um die notwendigen Schlüsselaktivitäten zur Erstellung des Werteangebots zu hinterfragen. Darüber hinaus kann mithilfe der Analyse aus dem Benchmarking-Prozess auch das Ertragspotenzial abgeschätzt werden. Ähnliches gilt für die Bewertung von Kundenakquisepotentialen. Tiefere Einblicke in den Vergleich von Geschäftsmodellen, bietet das Buch „The Invincible Company*“.

BMC als Workshopvorlage
Business Model Canvas als Vorlage aus unseren Workshops

Sobald die Geschäftsmodell-Idee in der Realität getestet und umgesetzt werden soll, dient das Benchmarking der Bewertung der eigenen neu aufgebauten Strukturen und Prozesse.

Lean Startup

Die Build-Measure-Learn Loop aus dem Lean Startup Ansatz hilft in Ihrem Unternehmen dabei ressourceneffizient Lernerfahrungen zu sammeln. Das Benchmarking hilft dabei innerhalb der einzelnen Zyklen den Grad der Verbesserungen zu bewerten.

Ergänzend kann auch ein internes Benchmarking auf die Anzahl der durchlaufenen Build-Measure-Learn Zyklen die Entwicklungsgeschwindigkeit Ihres Unternehmens darstellen.

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