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Kanban Board – Leitfaden zur Nutzung von einem Kanban Board als Aufgabentool für die Umsetzung von Projekten und zur Unternehmenssteuerung

Das Kanban Board ist ein visuelles Werkzeug, das jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Arbeit gibt und damit die Kommunikation innerhalb des Teams verbessert wird und somit zu weniger Missverständnissen führt. Das Kanban Board trägt zur kontinuierlichen Verbesserung eines jeden Geschäftsprozesses bei. Das Kanban-System beseitigt Chaos im Team und in Ihrem täglichen Arbeitsalltag und ist dabei durch die einfache Visualisierung auch noch schnell in Ihrem Unternehmen integriert und umgesetzt. Dieser Beitrag geht darauf ein, was Sie bei der Umsetzung beachten müssen und soll Ihnen einen Leitfaden an die Hand geben.
Inhalt

Das Kanban Board oder die Kanban Tafel kurz und knapp

Kanban bedeutet aus dem Japanischen wörtlich übersetzt „Schild“ oder „visuelles Signal“.

„Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“ sind die drei Spalten aus dem ein einfaches Kanban-Board besteht.

Kanban Board mit 3 Spalten und Beispielaufgaben aus unserem Produktivitätstool Notion.so
Kanban Board mit 3 Spalten und Beispielaufgaben aus unserem Produktivitätstool Notion.so

Das Board als Hilfsmittel dient als Informationsdreh- und Angelpunkt, das nicht nur den Fokus der Mitarbeiter erhöht und Klarheit über die zu erledigenden Aufgaben schafft, sondern auch aufzeigt, wo die Engpässe sind und was den reibungslosen Arbeitsfluss behindert.

Warum Sie Kanban Boards einsetzen sollten?

Falls Sie sich die Frage stellen, ob der Einsatz eines Kanban Boards für Sie und Ihr Team in Frage kommt, helfen Ihnen vielleicht die folgenden Vorteile und Nachteile.

Hohe Transparenz:

Die einfache Visualisierung sorgt für eine schnelle Verständlichkeit und erleichtert die Kommunikation innerhalb des Teams, da jeder schnell sieht, welche Aufgaben anstehen und wo es ggf. gerade klemmt.

Förderung des Teamworks:

Da durch die Nutzung von Kanban Boards auch die Belastung und Kapazität der einzelnen Mitarbeiter sichtbar wird, kann schnell bei Überlastungen aufeinander eingegangen werden und somit die Unterstützung schnell helfen.

Förderung der selbstständigen Arbeit:

Da sich jeder selbst die Aufgaben aus dem Aufgabenpool – „Zu erledigen“ zieht, kann jeder seinen eigenen Workflow gestalten und damit die Arbeit besser an die individuellen Rahmenbedingungen anpassen.

Zeitersparnis:

Meetings zur Abstimmung, wer an was arbeitet oder reine Statusmeetings, können bei der Nutzung eines Kanban Boards entfallen, da jeder die Informationen für seine Kollegen schnell selbst mit einem Blick auf das Board ermitteln kann.

Verbesserte Arbeitsergebnisse:

Durch die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse wird der Ablauf für die Erstellung der einzelnen Ergebnisse flüssiger und der Fokus erhöht sich für die einzelne Tätigkeit, was die Qualität sukzessive verbessert und damit dem Projektfortschritt dient.

Flexible Einsetzbarkeit:

Kanban Boards können an den verschiedensten Bereichen Ihres Unternehmens vom Marketing, über die Produktionsabläufe bis hin zur Softwareentwicklung integriert werden und das sogar, wenn sonst die Arbeitsabläufe nicht agil sind. Darüber hinaus lässt sich ein Kanban Board auch mit anderen Techniken und Methoden verknüpfen.

Tipp: So nutzen wir z.B. ein Kanban Board als Ergänzung zu unseren quartalsweise gesetzten Objectives and Key Results (OKRs), um unsere Aufgaben, welche wir durchführen wollen, um unsere Zielsetzungen zu erreichen, planen zu können.

Verbesserung der Motivation:

Gerade die Spalte „Abgeschlossen“ zeigt schnell, was bereits alles erledigt wurde und ist damit eine motivierende Fortschrittsanzeige.

Tipp: Durch Gameficationansätze, wie einem Punktesystem für erledigte Aufgaben, lassen sich Kanban Boards noch motivierender gestalten. Auch indem man weitere Motivationsmaßnahmen, wie kleine Belohnungen oder Auszeichnungen ergänzt, kann die Motivation weiter gesteigert werden. Je nach Ausgestaltung der Persönlichkeiten im Team können Individal- oder Teambelohnungen besser geeignet sein.

Aufdecken von Low Performern:

Ein Problem bei der Nutzung von Kanban Boards kann es sein, dass Sie die Low Performer Ihres Teams aufdecken und diese sich aktiv gegen den Einsatz der Kanban Boards aussprechen oder sogar aktiv die Arbeiten Ihres Projektteams torpedieren können.

Woher das Kanban Tool eigentlich kommt

Taiichi_Ohno - Quelle Wikipedia
Taiichi_Ohno - Quelle Wikipedia

In den Produktionshallen der Toyota Motor Company begann die Geschichte von Kanban und den Kanban Boards. Die Grundprinzipien der Kanban-Methode wurden von Tachi Ohno* entwickelt, der die Kanban-Karten als visuelles Signal verwendete, um den Fluss der Teile durch die Lieferkette zu kontrollieren. Dabei basierte der gesamte Produktionsprozess nach Kanban auf einem Pull-Prinzip, bei dem jeder die Ressource griff, die er zu dem Zeitpunkt benötigte.

Später wurde durch David Anderson das Kanban zur Kanban Methode weiterentwickelt und kommt nun auch im Bereich der Software-Entwicklung zum Tragen. Mit den 4 Grundprinzipien legte er den Grundstein dafür, dass sich die Kanban Boards in vielen weiteren Bereichen etablieren konnte.

Prinzip 1: Starten Sie bei dem aktuellen Ablauf

Es erfordert keine besondere Konfiguration und kann zusätzlich zu bestehenden Prozessen verwendet werden, um Probleme zu erkennen. Um mit dem System zu beginnen sind deshalb keine Änderungen erforderlich.

Prinzip 2: Nachverfolgen Sie inkrementelle und evolutionäre Prozessveränderungen

Da umfassende Änderungen oft zu Ängsten und Widerständen bei den Beteiligten führt, hilft die Kanban Methode durch kleinere kontinuierliche, schrittweise und evolutionäre Änderungen den aktuellen Prozess zu verändern und dabei die Widerstände so minimal wie möglich zu halten.

Prinzip 3: Bestehende Prozessstrukturen, Rollenverteilungen und Verantwortlichkeiten bedenken

Bei der Kanban Methode wird der vorhandene Wert von bestehenden Prozessen, Rollen und Titeln beibehalten, um Widerstände gegen Änderungen zu minimieren. Vielmehr werden die Teams bei der Bearbeitung ihrer Themen von alleine feststellen, wo Verbesserungspotenzial schlummert. Dadurch, dass Kanban keine Änderungen vorschreibt, sinkt so der Aufwand für Änderungen und ein intrinsischer Change Prozess wird eingeleitet.

Prinzip 4: Verantwortung auf allen Ebenen

Ziel der Kanban Methode ist es, die Mitarbeiter zu motivieren ihre alltägliche Arbeit möglichst effizient durchzuführen und die Führungskräfte dienen eher als Coaches, die dabei helfen den selbst bestimmten Prozess mit Eigenverantwortung zu durchlaufen.

Was genau ein Kanban Board alles braucht

Nach David Anderson besteht jedes Kanban Board aus den folgenden fünf Elementen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine physische Kanban Tafel in der Produktion handelt oder um digitale Kanban Boards, die Remotearbeit erleichtern.

Visuelle Signale

Das was einem bei der Betrachtung eines Kanban Boards als erstes auffällt sind wohl die bunten und visuellen Kanban Karten (wie z.B. Post-it’s, Whiteboard-Karten, Tickets oder im digitalen oft Karten mit Labeln und mehr ). Die Teams, die mit dem Kanban Board arbeiten, notieren darauf die Aufgaben, welche zu erledigen sind. Dabei wird in der Regel pro Karte nur eine Aufgabe oder ein Projektabschnitt vermerkt. Durch die Reduktion auf die wichtigsten Punkte kann jedes Teammitglied oder auch externe Stakeholder schnell die nächsten Aufgaben und den aktuellen Stand sehen und entsprechend reagieren.

Tipp: die verschiedenen Kartenfarben können auch wie ein Farbcode verwendet werden. Zum Beispiel für die Zuordnung zu den Aufgabenverantwortlichen oder für die Zuordnung zu Projekten, falls das Team mehrere gleichzeitig bearbeitet. Darüber hinaus können auch in die obere Ecke als zusätzliche Informationen Symbole gezeichnet werden ( z.B. ein Blitz für schnell benötigt).

Farbige Notizzettel
Farbige Notizzettel

Spalten

Weiterhin wichtig ist es passend zu Ihrem Vorhaben oder Projekt Spalten festzulegen. Jede Spalte steht für einen Status in Ihrem Workflow. So werden meist als Basis die folgenden drei Spalten verwendet, welche von links nach rechts wie folgt angeordnet sind:

  • Zu erledigen
  • In Arbeit
  • Abgeschlossen
Kanban Board mit Beispielaufgaben aus unserem Produktivitätssystem Notion.so
Kanban Board mit Beispielaufgaben aus unserem Produktivitätssystem Notion.so

Tipp: Auch komplexere Workflows können durch das Hinzufügen von Spalten dargestellt werden. So nutzen wir z.B. auch noch zwei Felder mit Blockiert und Verzögert, um Engpässe schneller erkennen zu können und aktiv diese zu beseitigen.

Work-in-Progress-Grenzen (WIP-Grenzen)

Das was viele Kanban-Neulinge bei der ersten Integration vergessen, ist Grenzen festzulegen, wie viele Karten maximal in einer der Spalten sein dürfen. Das scheint zwar auf den ersten Blick nicht sonderlich greifbar, warum zum Beispiel nur 4 statt 5 Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ sein dürfen. Doch wenn Ihr Team aus nur 2 Leuten besteht und plötzlich 7-8 Aufgaben gleichzeitig bearbeiten sollen, verliert jeder den Fokus und keine der Teilaufgaben wird schnell erledigt. Somit ist die WIP-Grenze umso wichtiger, um den Fokus im Team aufrechtzuerhalten. Da sich maximal z.B. 4 Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ befinden dürfen, muss erst eine Aufgabe erledigt werden, bevor die nächste dorthin verschoben werden kann. Das hilft Ihrem Team dabei produktiv zu bleiben und Aufgaben erst abzuschließen, um den Schritt nach vorne zu machen.

Tipp: Darüber hinaus können durch die Work-in-Progress-Grenzen auch Engpässe in Ihrem Workflow schnell entdeckt werden. Hierfür sollten Sie regelmäßig Reflektionen mit Ihrem Team durchführen und gemeinsam das Board diskutieren. Hängen Sie ständig an einer WIP-Grenze sorgt dies für Frust. Deshalb sollten Sie sich gegebenenfalls auf die Ursachensuche begeben. Hierfür empfehlen wir die 5-Why Methode, um den wahren Grund hinter dem Prozessengpass zu ermitteln.

Zusagepunkt (Commitment Point)

Oft wird zusätzlich zu den „aktiven“ Spalten noch ein Backlog geführt, in dem die Ideen oder Anforderungen und Anregungen von Kunden gesammelt werden. Sie sollten sich einen regelmäßigen Termin mit Ihrem Team blocken, bei dem Sie diese Ideen durchgehen und Ihr Kommittent für die Umsetzung aussprechen und dann entsprechende Karten in Ihre „zu erledigen“ Spalte übernehmen. Die gilt als Zugangspunkt zu Ihrem täglichen Doing und sollte deshalb auch mit Sorgfalt durchgeführt werden.

Tipp: Eine Qualifizierung nach dem bekannten Eisenhower-Diagramm mit den Kategorien Dringend, Nicht Dringend und Wichtig, Unwichtig, kann hier oft zu einem ersten Aussortieren führen. Wir nutzen hierfür bei uns allerdings eine Klassifizierung nach Impact mit den drei Stufen Niedrig, Mittel und Hoch sowie einen Schwierigkeitsgrad als Basis für die Entscheidung, welche Ideen es in den Bereich „Zu Erledigen“ schaffen und von dort aus in den aktiven Workflow.

Auslieferungspunkt (Delivery Point)

Das Ende des Workflows bildet der Auslieferungspunkt. Meist ist dies der Punkt, wo eine Aufgabe den Bereich „Abgeschlossen“ erreicht. Oft wird aber auch noch ein seperates Event definiert, wie z.B. „ausgeliefert“, wenn der Kunde das bestellte Produkt erhalten hat und die Aufgaben damit aus dem Workflow endgültig gelöscht werden können.

Tipp: Für die Optimierung der Prozesse ist es daher immer hilfreich die Zeit zu messen, wann eine Aufgabe begonnen und wann sie abgeschlossen wurde. Nur indem Sie diese Zeitspanne messen, analysieren und den Prozess reflektieren, können Sie mit der Zeit den Arbeitsablauf optimieren. Genau hierin liegt der oft verborgene Nutzen der Kanban-Methode.

Wie Sie ein Kanban-Board in wenigen Schritten erstellen

Die Einführung von Kanband Boards in Ihrem Unternehmen gelingt unkompliziert, wenn Sie sich dabei an die folgenden Schritte halten.

Schritt 1: Visualisierung

Analysieren Sie zuerst Ihren aktuellen Prozess und skizzieren Sie die aktuellen Stationen.

Prozessschritte und Spalten im Kanban Board
Prozessschritte und Spalten im Kanban Board

Anschließend erstellen Sie für jede dieser Stationen entsprechende Spalten und benennen diese.

Schritt 2: Aufgaben identifizieren

Aufgabentypen mit Farbcode
Aufgabentypen mit Farbcode

Definieren Sie die verschiedenen Typen von Aufgaben, die normalerweise in Ihrem Prozess auftreten und ordnen diesen verschiedene Farben zu (z.B. für Post-its in einer Whiteboard Kanban Lösung oder mittels einzelner Label bei online Kanban Boards).

Schritt 3: Aufgaben niederschreiben

Schrieben Sie Ihre aktuellen Tätigkeiten auf die Haftnotizen oder digitalen Kanban Cards und ordnen Sie diese den aktuellen Spalten zu. Nutzen Sie dabei den eben festgelegten Farbcode für die Zuordnung.

Tipp: Nutzen Sie die Position einer Karte in der Spalte von oben nach unten als Indikator für die Priorisierung.

Schritt 4: Beginn der Arbeit mit Ihrem neuen Kanban Board

Lassen Sie nun Ihr Team die einzelnen Aufgaben abarbeiten und sobald eine Aufgabe abgearbeitet wurde, in die nächste Spalte verschieben. Bei den meisten Kanban Boards ist es sinnvoll die Karte dabei unten an der nächsten Spalte zu positionieren und ein Last-in-Last-Out Model zu etablieren.

Schritt 5: Prozess verbessern

Damit Sie einen hohen Durchsatz erhalten, sprich Aufgaben aus der ersten Spalte kontinuierlich bis in die letzte gelangen, sollten Sie den Fluss der Aufgaben beobachten und bei Engpässen entsprechend die Ressourcen verschieben. Am besten funktioniert dies, in dem die WIP-Grenzen erstellt werden und dafür gesorgt wird, dass diese auch eingehalten werden. So darf z.B. erst eine neue Aufgabe aus der Spalte „Zu erledigen“ in „In Arbeit“ verschoben werden, wenn eine der vier bereits enthaltenen Aufgaben nach der Erfüllung zu „Abgeschlossen“ gewandert sind.

Regeln für die Arbeit mit einem Kanban Board

Um ein Kanban Tool einzusetzen, müssen Sie eigentlich nur die folgenden zwei Regeln beachten.

  • Visualisierung eines jeden Arbeitauftrags
  • Work-in-Progress-Grenzen bzw. WIP-Grenzen einhalten

 

Mit der Individualisierung Ihres Kanban Boards zu Ihren Prozessen, kann es nötig werden, dass Sie weitere Regeln hinzufügen. Allerdings sollten Sie dabei aufpassen, dass damit immer mehr Informationen notwendig werden, um mit einem Kanban Board durchzustarten.

Gerade wenn Kanban Boards als Projektmanagement Tool eingesetzt werden, sollten sie darauf achten, für Ihre Tafel nicht zu viele Sonderregeln und Bedingungen zu definieren. Sie werden so schon viele externe Faktoren haben, die Einfluss auf Ihre Projekte haben und müssen diese nicht intern noch erschweren.

Wie man die Kanban Methode noch einsetzen kann?

Das Kanban Board ist bekannt geworden durch die Nutzung in der Produktion und wurde darüber hinaus dann für die Entwicklung von Software weiterentwickelt. Mittlerweile wird es nicht nur dafür eingesetzt, sondern auch um den Überblick über Projekte zu behalten. Doch das Karten Tool kann noch weit mehr und hilft die Produktivität in vielen Bereichen zu verbessern.

Das Kanban Board wurde über die Zeit auch in andere agile Methoden, wie Scrum, integriert und eine Kombination das Scrumban geschaffen.

Wir zum Beispiel setzen das Kanban Board auch in unserer eigenen Zielsetzung in Kombination mit OKR ein und nutzen es für die Organisation von Sprints, um Geschäftsmodelle zu entwickeln und zu testen.

Zielsetzung per OKR und Kanban eine unschlagbare Kombination

Das Kanban Board als Dashboard gibt uns in unserer Arbeit die Möglichkeit einen Überblick über die verschiedenen Aufgaben zu behalten, die uns unseren Zielen näher bringt.

Für unser Team ist es dabei wichtig, dass wir unsere quartalsweise gesetzten Objectives mit den dazugehörigen Key Results erreichen können. Doch zu jedem Key Result gehören viele kleinere Aufgabenbereiche, welche wir aus unserem Kanban Board strukturieren und im täglichen Doing auswählen, welche Aufgabe wir als nächstes angehen wollen. Somit dient uns das Kanban Board als Plattform, um eine Navigation durch die einzelnen Task zu geben, die uns helfen das Ziel zu erreichen.

OKR - Notion.so-Template - Screenshot 1
OKR - Notion.so-Template - Screenshot 1

Kanban für die Umsetzung von Geschäftsmodellen

Oftmals entwickeln wir mit externen Teams gemeinsam Geschäftsmodelle im Bereich Technologie und müssen verschiedene Ideen oder eine Variante der Idee im Projekt fassen. Dabei gehen wir nach der Lean Startup Methode vor und extrahieren aus unseren Geschäftsmodellen (Business Model Canvas, Lean Canvas, Value Proposition Canvas usw.) entsprechende Geschäftsmodellhypothesen. Für diese Hypothesen entwickeln wir mit den externen Teams Experimente, um diese Annahmen zu beweisen oder zu widerlegen. So ergeben sich innerhalb vom Projekt oft mehrere Sprints, in denen wir die Planung in Kanban Boards machen, weil diese für alle schnell und einfach verständlich sind. Das erhöht erheblich die Effizienz bei der Projekt-Planung und Umsetzung und ermöglicht unseren Service überhaupt erst.

Mit Hilfe der Kanban Boards strukturieren gerade auch Startups Ihre Kommunikation der Teammitglieder mit den Stakeholdern, wie Investoren oder Kooperationspartnern, um Unterstützung von diesen zu erhalten.

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